Het oude spreekwoord "hoop op het goede en voorbereid op het ergste" is op veel dingen van toepassing - niet in de laatste plaats het vooruitzicht gecontroleerd te worden door de Securities and Exchange Commission. (Zie voor meer informatie: Wat activeert een SEC-audit? )

Hoewel geen enkele financieel adviseur gecontroleerd wil worden, vinden compliance-experts dat het ideale moment om zich voor te bereiden op deze onvoorziene gebeurtenis vóór is een controleletter is ontvangen. Inderdaad, adviseurs moeten te allen tijde voorbereid zijn op een audit - zelfs als ze, net als hun collega's, hopen dat ze er nooit aan zullen worden onderworpen.

Voorbereiden, voorbereiden, voorbereiden

De beste manier om ervoor te zorgen dat u klaar bent voor een audit, is om voorbereiding deel uit te laten maken van uw normale routine van het runnen van uw bedrijf. Als je weet waar alles is en wordt georganiseerd, zal er geen last-minute of paniekerige reactie zijn als je dat telefoontje van de SEC krijgt. (Zie voor meer informatie: Een SEC-audit overleven: tips voor adviseurs .)

Hier zijn enkele definitieve stappen die adviseurs zelf kunnen doen:

• Organiseer alle records . SEC-auditors vereisen enorme hoeveelheden records, die haastig moeten worden geproduceerd op het moment dat een audit begint. Het hebben van een bedrijf om te draaien is geen excuus voor het niet naleven op een grondige en tijdige manier. En verwacht het onverwachte. Zelfs met een voorsprong, zullen specifieke verzoeken de zaken zeker compliceren. Begin dus vandaag met het samenvoegen van records en loop morgen minder hard. (Zie voor meer informatie: Een kleine onderneming starten: record met .)
• Blijf actueel . Stel een maandelijkse routine op voor het vernieuwen van gegevens om de meest actuele lijsten van leveranciers en klanten weer te geven. Het is ook van cruciaal belang om de huidige ADV- en AUA-formulieren te behouden. De eerste is van toepassing op beleggingsadviseurs die meer dan $ 25 miljoen beheren en bevat gedetailleerde informatie zoals beheerd vermogen (AUM), beleggingsstijl en personeel op sleutelposities. Formulier AUA (assets under administration) vertegenwoordigt de totale omvang van de bewaarportefeuille van een instelling. Deze meting onderscheidt zich van AUMa, dat verwijst naar de actief beheerde activa van een bedrijf. Beide formulieren ADV en AUA zijn verkrijgbaar bij lokale SEC-afdelingen of op de website van de toezichthouder, www. seconde gov. (Zie voor meer informatie: Policing the Securities Market: een overzicht van de SEC .)
• Stel een auditprotocol in . Een blauwdruk die beschrijft hoe medewerkers moeten handelen en wat ze moeten verwachten, helpt hen al heel lang vertrouwd en vertrouwd te worden met het auditproces voordat het gebeurt. Een dergelijke demystificatie vermindert de spanning, minimaliseert fouten en vergroot het vertrouwen. (Zie voor meer informatie: Een baan vinden in overeenstemming .)
• Voer een nepcontrole uit. Net zoals een auditprotocol werknemers mentaal kan voorbereiden op het hoofdevenement, zullen nep-auditessies geleid door een derde partij stafmedewerkers helpen hun faalangst te overwinnen en zwakke punten in hun houding uitwerken - zonder dat de stress echte toezichthouders in de ruimte heeft.Mock-audits tonen ook een toewijding aan om het goed te doen - een feit dat indruk maakt op toezichthouders en hen laat weten dat u ze serieus neemt. (Zie voor meer informatie: Wanneer financiële regelgevers u teleurstellen .)
• Bereid u voor op handhavingsactie . De meeste audits brengen geen ernstige schendingen aan het licht, maar de informele aanbevelingen als gevolg van audits zijn toegenomen. Om een ​​dergelijke uitkomst (en de bijbehorende boetes) te plannen, moeten bedrijven de gewoonte krijgen om de kosten van advocaten te verlagen door de factureringstijd te verkorten en interne hulpmiddelen zoals Bates-stempels en productiekaarten te gebruiken bij het voorbereiden van documenten voor het beoordelen van advocaten. (Zie voor meer informatie: Top 5 softwareprogramma's die worden gebruikt door financieel adviseurs .)
• Stel vragen . Ten slotte moeten adviseurs niet bang zijn om gewapend met vragen opdagen om toezichthouders te vragen; dit stroomlijnt het auditproces voor alle betrokkenen. Als u weet of uw bedrijf willekeurig is gericht, als de audit het resultaat is van een specifieke oorzaak, of als het slechts een onderdeel is van een sectorbreed overzicht, kunt u het juiste kader van informatie samenstellen, het meest geschikt voor de specifieke aard van de onderzoek. (Zie voor meer informatie: Informatie over de SEC .)

De bottom line

Audits zijn van nature ongewenst en onaangenaam om financieel adviseur te zijn. Door uw spreekwoordelijke eenden op een rij te krijgen - voordat u met een formeel verzoek wordt geslagen - kunt u het proces verlichten en vereenvoudigen, de kosten verlagen en de gevolgen minimaliseren. (Zie voor meer informatie: Een dag uit het leven van een financieel adviseur .)