Moderne technologie heeft een compleet nieuwe reeks veiligheidsrisico's met zich meegebracht waarvan financiële adviseurs op de hoogte moeten zijn om de privéinformatie en financiële gegevens van hun klanten te beschermen. Gehackt worden, is de ergste nachtmerrie van elk bedrijf, en de echte schade manifesteert zich niet altijd meteen. Natuurlijk kan de potentiële aansprakelijkheid van een inbreuk ook verwoestend zijn voor de reputatie van de adviseur. (Zie voor meer informatie: Tips voor het beveiligen van klantgegevens van Financial Advisor .)

Risico's verminderen

Sterke wachtwoorden: Dit is waarschijnlijk de meest voor de hand liggende maatregel die moet worden genomen wanneer financiële planners hun software opzetten. Coherente uitdrukkingen en namen moeten worden vermeden; in plaats daarvan moet een willekeurige reeks letters, cijfers en speciale tekens op een onsamenhangende manier worden samengebonden om de kans te verkleinen dat iemand het raadt. Wees er zeker van en gebruik ook wachtwoorden voor alle draagbare en mobiele apparaten. En, natuurlijk, deel geen login-informatie met iemand die niet expliciet is geautoriseerd. (Zie voor meer informatie: Adviseurs: vermijd deze vaak voorkomende fouten .)

Scherm uw e-mail: Open alleen bijlagen van bronnen waarmee u vertrouwd bent, zoals goede vrienden en relaties, familie en klanten. Zelfs dan moet je het item altijd screenen op virussen en andere malware voordat je het downloadt. En alle uitgaande e-mails - voor iedereen, overal, voor welke reden dan ook - moeten grondig worden versleuteld. U moet ook regelmatig verwijderde e-mails en andere correspondentie verwijderen die niet langer nodig is, zodat hackers deze niet kunnen gebruiken voor toegang tot gegevens. (Voor gerelateerde informatie, zie: 10 van de meest kostbare computervirussen aller tijden .)

Heb een plan: Ongeacht hoe goed je denkt dat je gegevens worden beschermd, geen firewall is onkwetsbaar. U en / of uw bedrijf moeten een strikt stel beveiligingsbeleidsregels hebben, samen met een stapsgewijze lijst met procedures die moeten worden gevolgd in het geval van een inbreuk. Iedereen op kantoor moet precies weten wat te doen, en in welke volgorde, om de controle over de schade te maximaliseren. Zorg er ook voor dat uw aansprakelijkheidsverzekering u op dit gebied voldoende dekking biedt als u een claim moet indienen. (Zie voor meer: ​​ 3 manieren waarop cybercriminaliteit zaken doet .)

Maak een back-up van uw gegevens: Het enige dat erger is dan dat iemand anders uw gegevens hackt, is het zelf verliezen. Een cloudgebaseerde gegevensback-upservice kan u gemoedsrust bieden in het geval dat cyberdieven uw klantgegevens achterlaten. (Voor gerelateerde informatie, zie: Cloud-Computing: een industrie met exponentiële groei .)

Houd apparaten bijgewerkt en schoon: Het gebruik van de nieuwste softwareprogramma's maakt het moeilijker voor hackers om te breken in uw bestanden.Er zijn verschillende gratis programma's beschikbaar waarmee u snel al uw computers en andere apparaten kunt scannen op virussen, malware, trojaanse paarden en andere bugs die afkomstig zijn van externe bronnen. (Zie voor meer informatie: Tips voor het veilig houden van uw financiële gegevens .)

Locatie, locatie, locatie: Nooit toegang krijgen tot clientbestanden of bedrijfsgegevens vanaf een openbare locatie. Iedereen in de buurt kan mogelijk op je signaal meeliften en toegang krijgen tot alles wat je doet. Het is veel veiliger om toegang te krijgen tot internet via de mobiele hotspot op uw telefoon of een ander apparaat. (Zie voor meer informatie: Tips voor topdigitalleeftijd voor financieel adviseurs .)

Leer uw klanten deze tips: Uw gegevens veilig bewaren zal veel eenvoudiger zijn als uw klanten ook de risico's kennen en neem passende maatregelen. Hoewel u niet veel controle hebt over wat ze doen, vermindert elk van uw klanten die uw instructies met betrekking tot codering, wachtwoorden en bijlagen opvolgt, het risico van iedereen. (Zie voor meer informatie: Bent u een doelwit voor identiteitsdieven? )

De bottom line

Het digitale tijdperk heeft een nieuw soort dief gecreëerd die op elk gewenst moment in uw klantendossiers kan inbinden . Hoewel het onmogelijk is om jezelf volledig te beschermen tegen mogelijke aanvallen, zijn er verschillende stappen die je kunt nemen om je risico en mogelijke aansprakelijkheid te minimaliseren. Gezond verstand, redelijke voorzorgsmaatregelen, een goede planning en klanteducatie kunnen de kansen dat u of uw bedrijf slachtoffer wordt van cybercriminaliteit drastisch verminderen. (Zie voor meer informatie: 10 beste hulpmiddelen voor financieel adviseurs .)