Tekstberichten zijn een buitengewoon populaire manier van communiceren geworden. Volgens Pew Research ontvangt de gemiddelde persoon 41. 5 sms-berichten per dag in vergelijking met slechts 12 telefoontjes. Jongvolwassenen zijn veel meer enthousiaste sms'ers, met een gemiddelde van 109. 5 berichten per dag, wat suggereert dat deze vorm van communicatie alleen maar groter zal worden.

Financiële adviseurs kunnen sms-berichten niet negeren als een kritische vorm van communicatie met klanten, maar compliance kan een stuk uitdagender zijn omdat sms-berichten moeilijker te controleren, te monitoren en te archiveren zijn. Teksten kunnen immers via traditionele sms of via telefoonspecifieke platforms zoals die van Apple (AAPL AAPLApple Inc174. 68 + 1. 26% Created with Highstock 4. 2. 6 ) via iMessage en Google (GOOG GOOGAlphabet Inc1, 028. 39-0. 40% Created with Highstock 4. 2. 6 ) Hangouts voor Android. Deze berichten kunnen ook op verschillende apparaten worden verzonden, zoals van een laptop of desktopcomputer naar een mobiele telefoon.

AD:

Laten we eens kijken hoe de wet luidt en enkele stappen controleren die financiële adviseurs kunnen nemen om ervoor te zorgen dat ze in overeenstemming zijn. (Zie voor gerelateerde literatuur: Top Compliance-hoofdpijn voor financieel adviseurs. )

Interpretatie van de wet

NASD Gedrag Regel 3110 en sectie 17 (a) van de Securities Exchange Act van 1934 vereisen makelaars en financieel adviseurs om een ​​systeem op te zetten en te onderhouden dat toezicht houdt op de activiteiten van haar medewerkers die op verantwoorde wijze zijn ontworpen om te voldoen aan toepasselijke effectenwetgeving.

AD:

Regel 3110 verplicht met name de beoordeling van inkomende en uitgaande elektronische correspondentie en interne communicatie met betrekking tot de zakenbankactiviteiten van het lid. Artikel 17 (a) bepaalt verder dat broker-dealers gedurende ten minste drie jaar gegevens bijhouden, inclusief originele ontvangen mededelingen en kopieën van alle berichten die door leden, makelaars of dealers met betrekking tot zijn of haar bedrijf worden verzonden.

AD:

In 2014 heeft de SEC verschillende gelieerde beursvennootschappen gefactureerd met het niet behouden en controleren van sms-berichten die zijn verzonden of ontvangen door bepaalde geassocieerde personen. De fouten waren het gevolg van een defecte configuratie van de BlackBerry Enterprise Server en de firma betaalde uiteindelijk een boete van $ 275.000. Deze problemen konden worden voorkomen door de juiste systemen te installeren om ervoor te zorgen dat sms-berichten veilig werden gearchiveerd voor toekomstig gebruik. (Zie voor gerelateerde informatie: Compliance: de prijsbedrijven betalen. )

Technologieoplossingen

De eenvoudigste manier om naleving van deze wetten te waarborgen, is het handmatig archiveren van alle elektronische communicatie met behulp van door het bedrijf goedgekeurde apparaten. Sommige zakelijke smartphonemakers zoals BlackBerry bieden oplossingen voor enterprise software voor het archiveren van communicatie.Het probleem is dat deze oplossingen vereisen dat werknemers een bedrijfssmartphone gebruiken om hun werk te doen; veel werknemers zouden hun persoonlijke telefoon liever gebruiken - en gebruiken -.

Er is een groeiend aantal technologische oplossingen ontworpen om mobiele compliance voor bedrijven een stuk eenvoudiger te maken. Door het archiveren van berichten kunnen financiële adviseurs ervoor zorgen dat ze voldoen aan regel 3110 en proactief ervoor zorgen dat e-discovery gemakkelijker is in het geval dat zich problemen voordoen. Veel van deze oplossingen ondersteunen ook het BYOD-beleid (bring-your-own-device) en werken op meerdere platforms, waaronder Apple, Google en Microsoft (MSFT MSFTMicrosoft Corp84. 30 + 0. 19% Created with Highstock 4. 2. 6 ).

MobileGuard en MobileIron zijn slechts twee van de vele bedrijven die sms-archivering, mobiele spraakopname en beveiligde berichtenservices aanbieden die worden geleverd als een cloudservice of lokale service. Hoewel deze oplossingen enigszins duur en tijdrovend kunnen zijn om te implementeren, zijn ze aanzienlijk minder dan de boetes die zouden worden opgelegd voor niet-naleving, evenals eventuele extra kosten die gepaard gaan met ontdekking tijdens een rechtszaak die tekstinformatie vereist.

The Bottom Line

Tekstberichten als een manier om te communiceren tussen klanten en financiële professionals groeit in populariteit, vooral onder de jongere generatie, wat compliance nog belangrijker maakt. Met tal van effectenregelgeving die het beoordelen en archiveren van sms-berichten verplicht stellen, moeten financieel adviseurs over de processen beschikken om ervoor te zorgen dat ze in overeenstemming zijn en de beste werkwijzen volgen. Het goede nieuws is dat er veel software beschikbaar is die kan helpen het proces voor financiële advieskantoren te vereenvoudigen. (Zie voor gerelateerde informatie: SEC-audits: waar financiële adviseurs op moeten letten. )