Het doel van het nalevingsprogramma is schendingen van de effectenwetgeving te voorkomen, op te sporen en te corrigeren. Te dien einde zijn beleggingsadviseurs die zijn geregistreerd op grond van Section 203 van de Investment Advisers Act van 1940 (de "Advisers Act") verplicht om een ​​compliance-programma te hebben. Regel 206 (4) -7 van de Advisers Act, gewoonlijk "de nalevingsregel" genoemd, heeft drie vereisten:

1. Beleid en procedures: Goedgekeurd beleid en procedures goedkeuren en implementeren die redelijk zijn ontworpen om schendingen van zekerheidsvoorschriften.
2. Jaaroverzicht: herzie, niet minder vaak dan jaarlijks, de adequaatheid van het beleid en de procedures en de doeltreffendheid van de uitvoering ervan.
3. Chief Compliance Officer: benoem een ​​persoon die verantwoordelijk is voor het beheer van het complianceprogramma van het bedrijf. (Zie voor meer informatie: Wettelijke overwegingen voor uw ouder wordende klanten .)

AD:

Beleid en procedures voor naleving

Een beleid is een leidend beginsel dat wordt gebruikt om richting te geven aan een organisatie. Een procedure is een reeks stappen die moeten worden gevolgd als een consistente aanpak om een ​​gewenst resultaat te bereiken dat consistent is met het beleid. Als voorbeeld kan een adviseur een beleid hebben waarin staat dat gelddeposito's niet worden geaccepteerd. De procedure zou aangeven dat het personeel de storting in contanten niet moet accepteren en de weigering in het deponeringslogboek moet loggen. Beleid en procedures zijn de bouwstenen van een compliance-programma.

AD:

Regel 206 (4) -7 bevat geen specifieke elementen voor het opstellen van een robuust compliance-programma. Integendeel, het bedrijf moet zijn individuele activiteiten analyseren, de belangenconflicten en de operationele risico's van zijn adviserende activiteiten identificeren en vervolgens beleid en procedures en interne controles ontwerpen die deze risico's en conflicten aanpakken.

Het personeel van de Securities and Exchange Commission (SEC) afdeling Investment Management heeft richtsnoeren gegeven voor de aanneming van de vrijgeving van Rule 206 (4) -7, en verklaarde dat het verwacht dat het beleid en de procedures van een adviseur ten minste bepalingen bevatten die betrekking hebben op de volgende zaken, voor zover van toepassing, voor de onderneming van het bedrijf:

AD:

• Portefeuillebeheerprocessen, waaronder de toewijzing van investeringsmogelijkheden bij klanten, het naleven van de beleggingsdoelstellingen en -beperkingen van de klant en het voldoen aan wettelijke vereisten.
• Nauwkeurigheid van bekendmakingen aan beleggers, klanten en regelgevende instanties, waaronder, maar niet beperkt tot, portfoliobeheerprocessen, rekeningafschriften, enz.
• Handel voor eigen rekening voor de adviseur en de persoonlijke handelsactiviteiten van zijn onder toezicht staande accountants personen (zoals hieronder gedefinieerd).
• Potentiële conversie of ongepast gebruik van activa van klanten door het personeel van de adviseur.
• Aanmaken en onderhouden van vereiste boeken en records om ongeautoriseerde wijziging, gebruik of vroegtijdige vernietiging te voorkomen.
• Privacywaarborgen voor klantrecords en informatie.
• Handelspraktijken, waaronder procedures voor de beste uitvoering, gebruik van klantbemiddeling voor het verkrijgen van onderzoek en andere diensten ("zachte dollarovereenkomsten" genoemd) en toewijzing van geaggregeerde transacties onder klanten.
• Marketingpraktijken, inclusief het gebruik van advocaten.
• Waardering van klantenposities en beoordeling van vergoedingen op basis van die waarderingen.
• Bedrijfscontinuïteitsplannen.

AD:

Een SEC-geregistreerde adviseur moet een ethische code aannemen, die dient als een integraal onderdeel van het nalevingsprogramma van de adviseur. Regel 204A-1 van de Advisers Act bevat de vereisten die elke SEC-geregistreerde adviseur in een geschreven ethische code moet behandelen. De code moet minimaal gelden voor alle onder toezicht staande personen van een adviseur en omvatten: (Zie voor meer: ​​ Uw cyberbeveiligingsprogramma: juridische overwegingen .)

AD:

• Standaarden van zakelijk gedrag voor onder toezicht staande personen die de fiduciaire verplichtingen van de adviseur en de onder toezicht staande personen weerspiegelen.
• Een vereiste voor alle onder toezicht staande personen om te voldoen aan de toepasselijke federale effectenwetgeving.
• Een vereiste dat alle toegangsmensen (zoals hieronder gedefinieerd) hun persoonlijke verrichtingen voor effecten en aangehouden rapporteren en de adviseur beoordelen volgens een strikt schema.
• Een vereiste dat onder toezicht staande personen elke overtreding van de code onverwijld melden aan de Chief Compliance Officer (CCO) en eventuele andere personen met autoriteit zoals aangegeven in de code.
• Een vereiste dat de adviseur aan toezichthoudende personen een kopie van de code verstrekt en schriftelijke ontvangstbevestigingen van onder toezicht staande personen ontvangt.

AD:

AD:

De "onder toezicht staande personen" van een adviseur zijn haar functionarissen, directeuren, partners (en andere personen met een vergelijkbare status of functie) en werknemers, evenals elke persoon die namens de adviseur beleggingsadvies verstrekt en is onderworpen aan zijn controle en toezicht. De "toegangsmogelijkheden" van een adviseur zijn een subgroep van haar onder toezicht staande personen die: (1) toegang hebben tot niet-openbare informatie over klantentransacties of portefeuilleposities van een "rapporterend fonds" * of (2) betrokken zijn bij het doen van effectenaanbevelingen aan cliënten of toegang hebben tot dergelijke aanbevelingen, die niet-openbaar zijn. (Zie voor meer informatie: Welke adviseurs die hun bedrijf verlaten, moeten rekening houden met .)

AD:

De definitie van toegangspersoon in regel 204A-1 luidt: " als het geven van beleggingsadvies de primaire activiteit van de adviseur is, worden alle directeuren, functionarissen en partners van de adviseur verondersteld toegang personen . "

Beleid en procedures schrijven

Schriftelijke procedures moeten het" who "," what "," when "en" how "formaat volgen.

• "Wie" moet de procedure volgen?
• "Welke" stappen moeten worden uitgevoerd?
• "Wanneer" is de procedure van toepassing?
• "Hoe" zijn de stappen die moeten worden uitgevoerd?

AD:

Hier is een voorbeeld van een beleid en procedure met dit formaat:

Beleid : voorafgaand aan het openen van een account, vereist de adviseur dat elke klant een schriftelijke adviesovereenkomst met het bedrijf uitvoert. . De adviseur verleent geen adviesdiensten aan een klant totdat alle benodigde documentatie volledig is, is uitgevoerd en in ons bestand is opgeslagen.

AD:

Procedure : het operationele personeel dat verantwoordelijk is voor het openen van klantaccounts moet controleren of de documentatie compleet is voordat het account wordt geopend. Tijdens het openen van het account moet, als er documentatie ontbreekt, het operationele personeel de IAR die aan de klant is toegewezen, informeren om ontbrekende informatie te verkrijgen. De CCO zal periodieke evaluaties uitvoeren om ervoor te zorgen dat alle vereiste documentatie volledig is en wordt bijgehouden in de bedrijfsdossiers.

AD:

Bij het schrijven van beleid en procedures is het belangrijk dat compliancepersoneel samenwerkt met het senior management en de bedrijfseenheden van het bedrijf. Het is niet alleen belangrijk om ervoor te zorgen dat de procedures overeenkomen met de bedrijfspraktijken, maar de ontvangen feedback is waardevol en mensen betrekken bij het formuleren van beleid en procedures gaat een lange weg in het verkrijgen van hun acceptatie en assistentie tijdens de implementatiefase.

AD:

Jaaroverzicht

Het tweede vereiste krachtens Regel 206 (4) -7 vereist dat SEC-geregistreerde beleggingsadviseurs ten minste jaarlijks een evaluatie uitvoeren van de toereikendheid en effectiviteit van hun beleid en procedures. Dergelijke beoordelingen kunnen worden uitgevoerd door de CCO met de hulp van andere compliance-medewerkers of externe consultants.

De SEC gaf enige aanwijzingen bij het goedkeuren van de regel met betrekking tot de uitvoering van jaarlijkse beoordelingen, waarbij opgemerkt werd dat een beleggingsadviseur onder meer moest overwegen: (1) eventuele nalevingskwesties die zich in het voorgaande jaar hadden voorgedaan, (2) eventuele wijzigingen in de bedrijfsactiviteiten van de adviseur of zijn gelieerde ondernemingen, en (3) eventuele wijzigingen in de Advisers Act of toepasselijke regelgeving die een herziening van het compliance-programma vereisen. (Zie voor meer informatie: SEC-audits: welke financiële adviseurs moeten opletten voor .)

Een belangrijke vraag in het beoordelingsproces is of het nalevingsprogramma schendingen van zijn beleid en procedures kan detecteren en andere wettelijke vereisten. Bij de beoordeling van dit element dient de CCO rekening te houden met bekende schendingen van het nalevingsprogramma, alle genomen corrigerende maatregelen en of dergelijke acties adequaat zijn om toekomstige schendingen te voorkomen.

Een ander belangrijk onderdeel van het nalevingsbeoordelingsproces is kwalitatief en kwantitatief testen. Een CCO kan werknemers persoonlijke handelsrapporten en verzoeken om goedkeuring bijvoorbeeld beoordelen aan de hand van de specifieke vereisten die in de code zijn vastgelegd, of online publieke databases van politieke bijdragen spotten voor de namen van werknemers die onderworpen zijn aan de pay-to-play van de adviseur beleid.In alle gevallen moet gedetailleerde documentatie worden bijgehouden van de tests die zijn uitgevoerd op de verschillende elementen van het nalevingsprogramma.

Op basis van testresultaten kan de CCO aanpassingen aanbrengen in het beleid, de procedures en / of interne controles van het bedrijf om hun adequaatheid en effectiviteit bij het voorkomen, detecteren en corrigeren van overtredingen te verbeteren. Al dergelijke aanpassingen moeten worden gedocumenteerd en in een aangewezen bestand worden bijgehouden.

In 2006 heeft de SEC een richtlijn uitgebracht met de titel "Vragen die adviseurs moeten stellen bij het opstellen of beoordelen van hun nalevingsprogramma's", om adviseurs te helpen bij het opstellen, evalueren en onderhouden van een nalevingsprogramma. De gids biedt onder meer een lijst met te overwegen vragen bij het ontwikkelen van een compliance-programma dat is gekoppeld aan de wettelijke vereisten van een beleggingsadviseur onder de Adviseurswet.

Adviseurs zijn verplicht om gegevens bij te houden die hun jaarlijkse beoordeling documenteren gedurende vijf jaar vanaf het einde van het belastingjaar waarin de jaarlijkse beoordeling werd uitgevoerd. In een voetnoot bij de aanneming van de vrijgave verklaarden de SEC-medewerkers zijn standpunt dat deze gegevens bedoeld zijn om ter beschikking te worden gesteld van de SEC en haar personeel en dat zij niet zijn onderworpen aan het voorrecht van de advocaat-cliënt, de doctrine van het werkproduct of iets dergelijks bescherming, ongeacht wie hen voorbereidt (bv. .,

Volgens de goedkeuringsversie voor regel 206 (4) -7 moet de CCO een individu zijn die bekwaam en deskundig is met betrekking tot de Advisers Act en bevoegd is met de volledige verantwoordelijkheid en bevoegdheid om passende beleidslijnen en procedures te ontwikkelen. In de goedkeuringsversie wordt verder bepaald dat de CCO een voldoende hoge anciënniteit en autoriteit moet hebben binnen de organisatie van de adviseur om de naleving van anderen door het nalevingsprogramma te handhaven en te dwingen.

Een van de beste manieren om de compliancefunctie bij een bedrijf te verbeteren, is het verbeteren van de kennis en vaardigheden van het compliance-personeel, inclusief de CCO. In dit opzicht is professionele ontwikkeling van cruciaal belang, vooral omdat nieuwe uitdagingen en nieuwe voorschriften constant voorkomen. Er zijn talloze conferenties, rondetafelgesprekken, professionele aanduidingen en trainingsprogramma's die zijn gericht op de professionele ontwikkeling van compliance-personeel en mentoring kan een waardevol hulpmiddel zijn. Het internet biedt een schat aan informatie en advocatenkantoren en adviesbureaus hebben e-maildistributielijsten die waardevolle informatie verstrekken, meestal zonder kosten.

Algemene kennis en vaardigheden zijn belangrijk, maar net zo belangrijk is specifieke kennis van het bedrijfsmodel, het personeel en de klanten van uw bedrijf. We noemen dit "lokale kennis. "Lokale kennis wordt ontwikkeld door interactie en leren van uw collega's.

De bottom line

In 2011 implementeerde de Afdeling handhaving van de SEC hun Compliance Program Initiative om zich te concentreren op beleggingsadviseurs die eerdere tekortkomingen in hun nalevingsprogramma's niet hebben gecorrigeerd zoals vastgesteld tijdens routine-examens, of die anders de volledige vereisten van regel 206 (4) -7. Sinds 2011 heeft de SEC een aantal adviesbureaus ingeschakeld voor handhaving in het kader van dit initiatief en lijkt ze door te gaan met hun zoektocht.

Met een nieuw jaar en nieuwe regelgeving om de hoek zou het senior management moeten overwegen of er extra tijd en / of middelen moeten worden toegewezen om ervoor te zorgen dat het compliance-programma van het bedrijf robuust is en dat compliance-personeel goed is opgeleid. (Zie voor meer informatie:

Adviseurs: vermijd SEC-controle door naleving .) Auteur

: Craig Watanabe, Sr. Compliance-adviseur; Editor : Tina Mitchell, Lead Senior Compliance Consultant, Core Compliance & Legal Services, Inc. (CCLS). Dit artikel is voor informatiedoeleinden en bevat geen juridisch of fiscaal advies. De informatie hierin mag niet worden ingeroepen met betrekking tot bepaalde feiten of omstandigheden zonder eerst een advocaat en / of belastingdeskundige te raadplegen.

*

Een "rapporterend fonds" is een fonds geregistreerd onder de Investment Company Act van 1940 (bijv. Een beleggingsfonds) waarvoor de adviseur hetzij als beleggingsadviseur (of subadviseur) optreedt of een controle uitoefent relatie (dwz controleren, controleren door of onder gezamenlijke controle) met de adviseur of de hoofdassistent van het fonds.