Een persoon die verplicht is om te rijden voor werk mag een kilometeraftrek inhouden op haar federale inkomstenbelastingaangifte als aan bepaalde criteria wordt voldaan. Bovendien moeten personen die inspelen op deze gelegenheid de reizen documenteren en bereid zijn om ondersteunend bewijs te leveren over hoe de aftrek wordt berekend. Als aan deze verplichtingen wordt voldaan, geniet de belastingplichtige het voordeel dat de inkomstenbelasting wordt verlaagd.

1. Kwalificeer je voor Kilometeraftrek

Voordat logginginformatie voor een mogelijke kilometeraftrek wordt geregistreerd, moet aan bepaalde criteria worden voldaan om het voordeel te behalen. Een belastingbetaler kan de kilometeraftrek nemen voor reizen van het kantoor naar een werklocatie, van het kantoor naar een tweede bedrijf of voor het rijden naar bedrijfsgerelateerde boodschappen. Bovendien kan een belastingbetaler reizen op basis van ontmoetingen met klanten, naar het vliegveld, klanten bezoeken voor zakelijke doeleinden of zoeken naar een nieuwe baan in dezelfde bedrijfstak.

2. Berekeningsmethode bepalen

Een belastingplichtige kan kiezen tussen twee alternatieven voor het aftrekken van de kilometerstand. De twee methoden variëren, omdat het onderhoud van een kilometerlogboek niet nodig is. Als een belastingbetaler ervoor kiest om de standaard kilometeraftrek te nemen, hoeft ze alleen een logboek bij te houden van in aanmerking komende gereden kilometers. Als ze ervoor kiest de werkelijke voertuiguitgaven voor het jaar af te trekken, moet ze alle bonnen en relevante documentatie met betrekking tot de voor het voertuig gemaakte kosten bewaren.

3. Record kilometerteller aan het begin van het belastingjaar

De Internal Revenue Service (IRS) vereist dat een belastingplichtige de odometer van bedrijfsvoertuigen bij het begin van het belastingjaar registreert. Deze informatie is gedocumenteerd op formulier 2106. Als het voertuig gedurende het jaar is gekocht en niet nieuw is, moet de belastingplichtige de kilometerstand vanaf de eerste dag dat het wordt ingezet registreren.

4. Onderhoud logbestand (indien nodig)

Als een belastingbetaler kiest voor de standaard kilometeraftrek, moet ze een logboek bijhouden van gereden kilometers. De IRS vereist dat specifieke informatie wordt bijgehouden, of dat zij kan worden gediskwalificeerd door de aftrek in te houden. Aan het begin van elke rit markeert de belastingplichtige de kilometerstand van het voertuig en vermeldt het doel, de startlocatie, de eindlocatie en de datum van de reis. Na afloop van de reis noteert ze de uiteindelijke kilometerstand en trekt dit getal af van de beginwaarde om de totale kilometerstand voor de reis te vinden. Het besturende logboek moet tijdig worden bijgehouden met specifieke details, omdat schattingen en afrondingen niet zijn toegestaan.

5. Beheer van ontvangstbewijzen (indien nodig)

Als een belastingbetaler kiest voor de werkelijke kostenaftrek, hoeft ze geen kilometerlogboek bij te houden. In plaats daarvan moet ze kopieën van relevante ontvangstbewijzen en documentatie bewaren.Elk document moet de datum, het dollarbedrag van de aangeschafte dienst of dienst bevatten en informatie met betrekking tot het feitelijk goed of de geleverde dienst.

6. Record kilometerteller aan het eind van het belastingjaar

Aan het einde van het belastingjaar registreert de belastingplichtige de eindtelling op de eindwaarde. Dit cijfer wordt gebruikt in combinatie met de kilometerstand aan het begin van het jaar om het totale aantal gereden kilometers in de auto voor het jaar te berekenen. De informatie, inclusief het percentage van de gereden mijlen voor zakelijke doeleinden, is vereist op formulier 2106.

7. Kilometerstand registreren op belastingaangifte

Aan het einde van het belastingjaar somt een belastingplichtige het totale aantal mijlen op dat is gereden op formulier 2106, regel 13. Dit cijfer wordt berekend door het standaard aantal kilometers voor het jaar om het in dollars aftrekbare bedrag te bepalen . Als alternatief kan zij de ontvangsten van de werkelijke uitgaven organiseren in groepen, waaronder benzine, olie, reparaties, verzekeringen, voertuigverhuur en afschrijving.

8. Behoud Documentatie

Een belastingplichtige moet de documentatie met betrekking tot een kilometeraftrek gedurende minimaal drie jaar bewaren. Als de IRS documentatie vraagt ​​om de berekening van de kilometeraftrek te onderbouwen, moet de belastingbetaler een kopie van de gegevens bewaren voordat de informatie aan de belastingautoriteiten wordt verspreid. Om het risico van verlies van informatie te minimaliseren, moet ze voor elk afzonderlijk belastingjaar een afzonderlijke fysieke log bijhouden.