Een boekhoudinformatiesysteem (AIS) is een structuur die een onderneming gebruikt om haar financiële gegevens te verzamelen, op te slaan, te beheren, te verwerken, op te halen en te rapporteren, zodat deze kan worden gebruikt door accountants, consultants, bedrijven analisten, managers, chief financial officers (CFO's), auditors en regelgevende en belasting agentschappen. In het bijzonder werken speciaal opgeleide accountants met AIS om de hoogste nauwkeurigheid in de financiële transacties en archivering van een bedrijf te waarborgen en om financiële gegevens gemakkelijk beschikbaar te maken voor diegenen die legitiem toegang daartoe nodig hebben, dit alles met behoud van gegevens intact en veilig. Dit artikel beschrijft de belangrijkste componenten van een AIS en enkele van zijn real-life toepassingen.

AD:

TUTORIAL: Financiële overzichten

Componenten van een boekhoudinformatiesysteem
Boekhoudinformatiesystemen bestaan ​​over het algemeen uit zes hoofdonderdelen: mensen, procedures en instructies, gegevens, software, informatietechnologie infrastructuur en interne controles. Laten we elk onderdeel in detail bekijken.

Mensen
De mensen in een AIS zijn gewoon de systeemgebruikers. Professionals die mogelijk het AIS van een organisatie moeten gebruiken, zijn onder meer accountants, consultants, bedrijfsanalisten, managers, chief financial officers en auditors. (Meer informatie in Wat doet een chief financial officer? )

AD:

Een AIS helpt de verschillende afdelingen binnen een bedrijf om samen te werken. Het management kan bijvoorbeeld verkoopdoelen vaststellen waarvoor het personeel vervolgens de juiste hoeveelheid voorraad kan bestellen. De voorraadorder brengt de boekhoudafdeling op de hoogte van een nieuw te betalen bedrag. Wanneer de verkoop plaatsvindt, kunnen verkoopmedewerkers klantorders invoeren, de boekhouding kan klanten factureren, het magazijn kan de bestelling samenstellen, de verzendafdeling kan het verzenden en de boekhoudafdeling wordt op de hoogte gebracht van een nieuwe vordering. De klantenservice kan vervolgens de zendingen van klanten volgen en het systeem kan verkooprapporten voor het beheer maken. Managers kunnen ook voorraadkosten, verzendkosten, productiekosten enzovoort zien.

AD:

Met een goed ontworpen AIS kan iedereen binnen een organisatie die daartoe is geautoriseerd toegang krijgen tot hetzelfde systeem en dezelfde informatie krijgen. Een AIS vereenvoudigt ook het verkrijgen van informatie aan mensen buiten de organisatie wanneer dat nodig is. Zo kunnen consultants de informatie in een AIS gebruiken om de effectiviteit van de prijsstructuur van het bedrijf te analyseren door te kijken naar kostengegevens, verkoopgegevens en omzet. Ook kunnen auditors de gegevens gebruiken om de interne controles, financiële toestand en naleving van de Sarbanes-Oxley Act (SOX) te beoordelen. (Meer informatie over boekhoudregels, check Financiële geschiedenis: de opkomst van moderne boekhoudingen .)

Het AIS moet zodanig zijn ontworpen dat het voldoet aan de behoeften van de mensen die het zullen gebruiken.Het systeem moet ook gemakkelijk te gebruiken zijn en moet de efficiëntie verbeteren, niet hinderen.

Procedure en instructies
De procedure en instructies van een AIS zijn de methoden die worden gebruikt voor het verzamelen, opslaan, ophalen en verwerken van gegevens. Deze methoden zullen zowel handmatig als geautomatiseerd zijn en de gegevens kunnen afkomstig zijn van zowel interne bronnen (bijv. Werknemers) als externe bronnen (bijvoorbeeld online bestellingen van klanten). Procedures en instructies worden gecodeerd in AIS-software; ze moeten ook 'gecodeerd' worden in medewerkers door documentatie en training. Procedures en instructies moeten consequent worden gevolgd om effectief te zijn.

Voor het opslaan van informatie moet een AIS een databasestructuur hebben, zoals gestructureerde querytaal (SQL), een computertaal die gewoonlijk wordt gebruikt voor databases. De AIS heeft ook verschillende invoerschermen nodig voor de verschillende soorten systeemgebruikers en verschillende typen gegevensinvoer, evenals verschillende uitvoerformaten om te voldoen aan de behoeften van verschillende gebruikers en verschillende soorten informatie. (Klinkt een baan als financiële speurder interessant voor u? Meer informatie in Een carrière in forensische accounting onthullen.)

Gegevens
De gegevens in een AIS zijn alle financiële informatie die relevant is voor de bedrijfspraktijken van de organisatie. Alle bedrijfsgegevens die van invloed zijn op de financiën van het bedrijf moeten in een AIS worden opgenomen. De gegevens in een AIS zijn afhankelijk van de aard van het bedrijf, maar kunnen bestaan ​​uit het volgende:

• verkooporders
• factureringsafschriften van klanten
• rapporten verkoopanalyses
• aanvragen tot bestellen
• leveranciersfacturen
• controleregisters
• grootboek
• inventarisgegevens
• loonlijstinformatie
• tijdregistratie
• belastinginformatie

Deze gegevens kunnen vervolgens worden gebruikt voor het opstellen van jaarrekeningen en rapporten, zoals te vergoeden rekeningen, afschrijvingsschema's, proefbalans, winst en verlies, en zo verder. Het hebben van al deze gegevens op één plaats - in de AIS - vergemakkelijkt de administratie, rapportage, analyse, audit en besluitvormingsactiviteiten van een bedrijf. Om de gegevens nuttig te laten zijn, moet deze volledig, correct en relevant zijn.

Anderzijds omvatten voorbeelden van gegevens die niet in een AIS zouden worden opgenomen memo's, correspondentie, presentaties en handleidingen. Deze documenten kunnen een tangentiële relatie hebben met de financiën van het bedrijf, maar met uitzondering van de standaard voetnoten maken ze niet echt deel uit van de financiële administratie van het bedrijf.

Software
De softwarecomponent van een AIS is de computerprogramma's die worden gebruikt om de financiële gegevens van het bedrijf op te slaan, op te halen, te verwerken en te analyseren. Voordat er computers waren, waren AIS's handmatige, op papier gebaseerde systemen, maar tegenwoordig gebruiken de meeste bedrijven computersoftware als basis van de AIS. Kleine bedrijven kunnen de Quickbooks van Intuit, Sage Peachtree Accounting of Microsoft Small Business Accounting gebruiken, maar er zijn er nog veel meer. Kleine tot middelgrote bedrijven kunnen SAP Business One gebruiken. Middelgrote en grote bedrijven kunnen Microsoft Dynamics GP, Sage Group's MAS 90 of MAS 200, Oracle's Peoplesoft of Epicor Financial Management gebruiken.

Kwaliteit, betrouwbaarheid en veiligheid zijn essentiële componenten van effectieve AIS-software. Managers vertrouwen op de informatie die het produceert om beslissingen te nemen voor het bedrijf en zij hebben hoogwaardige informatie nodig om goede beslissingen te kunnen nemen.

AIS-softwareprogramma's kunnen worden aangepast aan de unieke behoeften van verschillende soorten bedrijven. Als een bestaand programma niet voldoet aan de behoeften van een bedrijf, kan software ook intern worden ontwikkeld met aanzienlijke input van eindgebruikers of kan het worden ontwikkeld door een extern bedrijf specifiek voor de organisatie. Het systeem kan zelfs worden uitbesteed aan een gespecialiseerd bedrijf.

Voor beursgenoteerde bedrijven, ongeacht het softwareprogramma en de aanpassingsmogelijkheden die het bedrijf kiest, zullen de Sarbanes-Oxley-voorschriften de structuur van het AIS tot op zekere hoogte dicteren. Dit komt omdat SOX-verordeningen interne controles en controleprocedures vaststellen waaraan openbare bedrijven zich moeten houden.

Infrastructuur voor informatietechnologie
Infrastructuur voor informatietechnologie is slechts een mooie naam voor de hardware die wordt gebruikt om het boekhoudinformatiesysteem te bedienen. De meeste van deze hardware-items zijn dingen die een bedrijf hoe dan ook moet hebben - ze omvatten personal computers, servers, printers, overspanningsbeveiliging, routers, opslagmedia en mogelijk een back-upstroomvoorziening. Naast de kosten zijn factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het selecteren van hardware snelheid, opslagcapaciteit en of deze kan worden uitgebreid en geüpgraded. (Denkt u erover om een ​​accountant te worden? Lees, Shopping For An Accounting-certificering .)

Misschien wel het allerbelangrijkste is dat de hardware die is geselecteerd voor een AIS compatibel moet zijn met de bedoelde software. Idealiter zou het niet alleen compatibel, maar optimaal, een onhandig systeem veel minder behulpzaam zijn dan een snel systeem. Een manier waarop bedrijven gemakkelijk aan compatibiliteitseisen voor hardware en software kunnen voldoen, is door een kant-en-klaar systeem aan te schaffen dat zowel de hardware als de software bevat die het bedrijf nodig heeft. Het kopen van een kant-en-klaar systeem betekent in theorie dat het bedrijf een optimale combinatie van hardware en software voor zijn AIS krijgt.

Een goede AIS moet ook een plan bevatten voor onderhoud, onderhoud, vervanging en upgrade van componenten van het hardwaresysteem, evenals een plan voor de verwijdering van defecte en verouderde hardware, zodat gevoelige gegevens volledig worden vernietigd.

Interne bedieningselementen
De interne bedieningselementen van een AIS zijn de beveiligingsmaatregelen die deze bevat om gevoelige gegevens te beschermen. Deze kunnen zo eenvoudig zijn als wachtwoorden of zo complex als biometrische identificatie. Een AIS moet over interne bedieningselementen beschikken om zich te beschermen tegen ongeoorloofde computertoegang en om de toegang tot geautoriseerde gebruikers te beperken, waaronder sommige gebruikers binnen het bedrijf. Het moet ook ongeautoriseerde toegang tot bestanden voorkomen door personen die alleen toegang hebben tot bepaalde delen van het systeem. (Raadpleeg voor meer informatie over persoonlijke veiligheid Bescherm uw financiële documenten tegen rampen .)

Een AIS bevat vertrouwelijke informatie die niet alleen voor het bedrijf, maar ook voor zijn werknemers en klanten is.Deze gegevens kunnen cijfers over de sociale zekerheid, salarisinformatie, creditcardnummers, enzovoort bevatten. Alle gegevens in een AIS moeten worden gecodeerd en toegang tot het systeem moet worden vastgelegd en bewaakt. Systeemactiviteit moet ook traceerbaar zijn.

Een AIS heeft ook interne besturingselementen nodig die het beschermen tegen computervirussen, hackers en andere interne en externe bedreigingen voor netwerkbeveiliging. Bovendien moet het worden beschermd tegen natuurrampen en stroomstoten die gegevensverlies kunnen veroorzaken. (Lees hier hoe u een baan kunt vinden op dit gebied, lees Een gids voor carrières in boekhoudinformatiesystemen .)

AIS's in het echte leven
We hebben gezien hoe een goed ontworpen AIS het toelaat een bedrijf dat van dag tot dag soepel functioneert of de werking ervan hindert als het systeem slecht is ontworpen. Een derde gebruik voor een AIS is dat wanneer een bedrijf in problemen verkeert, de gegevens in zijn AIS kunnen worden gebruikt om het verhaal te achterhalen van wat er mis is gegaan. De gevallen van WorldCom en Lehman Brothers bieden twee voorbeelden. In 2002 maakten de interne accountants van WorldCom, Eugene Morse en Cynthia Cooper, gebruik van het AIS van het bedrijf om $ 4 miljard aan frauduleuze onkostenvergoedingen en andere boekingen te ontdekken. Hun onderzoek leidde tot de beëindiging van CFO Scott Sullivan en nieuwe wetgeving. (sectie 404 van de Sarbanes-Oxley Act, die de interne financiële controles en procedures van bedrijven regelt. (Klinkt een baan als een financiële speurder interessant voor u? Meer informatie in

Een carrière in forensische accounting onthullen.) Bij het onderzoeken van de oorzaken van de instorting van Lehman was een herziening van zijn AIS en andere datasystemen een belangrijk onderdeel, samen met het verzamelen en beoordelen van documenten en getuigenverhoren. De zoektocht naar de oorzaken van het falen van het bedrijf "vereiste een uitgebreid onderzoek en beoordeling van Lehman's operationele, handels-, waarderings-, financiële, boekhoudkundige en andere gegevenssystemen, "volgens het 2, 200 pagina's, negendelige verslag van de examinator.

Lehmans systemen geven een voorbeeld van hoe een AIS

niet zou moeten zijn gestructureerd Het rapport van examinator Anton R. Valukas luidt: "Op het moment van de indiening van het faillissement, hield Lehman een lappendeken van meer dan 2, 600 softwaresystemen en -toepassingen bij … Veel systemen van Lehman waren geheimzinnig, verouderd of niet-standaard. " Th De examinator besloot om zijn inspanningen te concentreren op de 96 systemen die het meest relevant leken, en het onderzoek vereiste training, studie en proefondervindelijk onderzoek om te leren hoe de systemen te gebruiken. (Zie ook

Case Study: The Collapse of Lehman Brothers en An Inside Look At Internal Auditors .) AD:

Conclusie

De zes componenten van een AIS werken allemaal samen om belangrijke medewerkers te helpen hun financiële gegevens te verzamelen, op te slaan, te beheren, te verwerken, op te halen en te rapporteren. Het hebben van een goed ontwikkeld en onderhouden boekhoudinformatiesysteem dat efficiënt en nauwkeurig is, is een onmisbaar onderdeel van een succesvol bedrijf.