Of u nu een geregistreerde vertegenwoordiger bent die een geregistreerde opdrachtgever wenst te worden of die momenteel werkzaam is als geregistreerde opdrachtgever, het is belangrijk om de communicatievereisten van de regelgevende instantie van de financiële sector (FINRA - voorheen de NASD) in de voorhoede van je geest. Hoewel niet alle communicatie met het publiek moet worden gearchiveerd bij FINRA, moeten ze worden bewaard in overeenstemming met de FINRA-archiveringsvereisten vervat in NASD Regel 2211 - Institutioneel verkoopmateriaal en correspondentie.

Naast andere items werd regel 2211 opgesteld om een ​​duidelijke definitie te geven van de vereisten voor het bijhouden van archieven voor de literatuur over institutionele beleggers. Het negeren van deze regel kan leiden tot het verlies van uw licentie. Lees verder om er zeker van te zijn dat u en deze regel samenwerken.

Wie is een institutionele belegger? Regel 2211 definieert een institutionele belegger als elke:

• Entiteit beschreven in Rule 3110 (c) (4) zoals een bank, spaar- en kredietverzekeringsmaatschappij, verzekeringsmaatschappij of geregistreerde beleggingsmaatschappij; een beleggingsadviseur geregistreerd bij de Securities and Exchange Commission (SEC) op grond van Section 203 van de Investment Advisors Act van 1940 of bij een nationale effectencommissie (of een agentschap of kantoor dat soortgelijke functies vervult); of enige andere entiteit (of het nu een natuurlijke persoon, een bedrijf, een partnerschap, een trust of anderszins is) met een balanstotaal van ten minste $ 50 miljoen;
• Een overheidsinstantie of een onderverdeling daarvan;
• Een personeelsbeloningsplan dat voldoet aan de vereisten van sectie 403 (b) of sectie 457 van de Internal Revenue Code en ten minste 100 deelnemers heeft, maar geen deelnemer aan een dergelijk plan bevat;
• Een gekwalificeerd plan, zoals gedefinieerd in sectie 3 (a) (12) (C), een entiteit die zich voornamelijk bezighoudt met, of voornemens is om zich hoofdzakelijk bezig te houden met beleggen, herinvesteren of handelen in effecten; is betrokken of stelt voor zich bezig te houden met het uitgeven van nominale waardecertificaten van het afleveringstype, of is betrokken bij dergelijke zaken en heeft een dergelijk certificaat uitstaand; of zich bezighoudt of voornemens is zich bezig te houden met het beleggen, herbeleggen, bezitten, houden of verhandelen van effecten, en bezit of voornemens is om beleggingseffecten te verwerven met een waarde van meer dan 40% van de totale activa van die emittent (exclusief overheidseffecten en contante posten) op een niet-geconsolideerde basis; die ten minste 100 deelnemers heeft, maar geen deelnemer aan een dergelijk plan bevat;
• Een FINRA-lid of geregistreerde geassocieerde persoon van een dergelijk lid; of
• Een persoon die uitsluitend optreedt namens een dergelijke institutionele belegger

Andere behandelde situaties
Regel 2211 heeft ook betrekking op situaties waarin de voorbereide lidfirma mogelijk niet-naleven als hij / zij vooraf wist (of redelijkerwijs kan aannemen) dat een stuk verkoopliteratuur wordt getoond aan niet-institutionele doelgroepen.Dit kan gebeuren als een geregistreerde vertegenwoordiger institutionele verkoopliteratuur toont aan de directie of het senior management van een bedrijf. In deze gevallen heeft de geregistreerde vertegenwoordiger de plicht om het beoogde publiek te bespreken met de personen die de verkoopliteratuur voorbereiden.

Als de geregistreerde opdrachtgever weet dat de verkoopliteratuur waarschijnlijk in handen zal vallen van niet-institutionele doelgroepen, kan hij of zij aanvullende uitleg toevoegen, waaronder "legalese naar gewoon Engels" -vertalingen om de transparantie in het midden te garanderen een zee van verplichte onthullingen.

ZIE: Correspondentie die de envelop duwt

Geregistreerde hoofdgoedkeuring en -verslaglegging NASD Regel 2211 biedt geregistreerde principals een reeks normen om communicatie objectief te beoordelen. Een van de meest voorkomende gebieden van niet-naleving is een gebrek aan documentatie om eigendomsrechten en claims van derden te onderbouwen. Beleggingsbeheerders maken bijvoorbeeld vaak beweringen over de markt of een specifiek product. Deze claims zijn grotendeels afgeleid van kwantitatieve bronnen (dat wil zeggen, Morningstar, Ibbotson, etc.) en kunnen gemakkelijk worden gedocumenteerd.

Veel beleggingsbeheerders gebruiken echter ook kwantitatieve gegevens, waaronder ervaringsafhankelijke conclusies over specifieke producten en / of de markt, die kunnen resulteren in berichten die ongefundeerde / ongegronde claims bevatten in de ogen van de toezichthouders.

In gevallen waarin de beleggingsbeheerder een ongegronde / ongegronde claim heeft gedaan, moet de geregistreerde opdrachtgever vaststellen of de ervaring van de beleggingsbeheerder redelijk is, gezien de markten en het specifieke product, en de gevolgtrekkingen van de beleggingsbeheerder als professionele opinie duidelijk vermelden - niet noodzakelijkerwijs feitelijke verklaringen.

Institutional Sales Literature herzien NASD Regel 2211 stelt dat de meeste normen en richtlijnen een aanzienlijk aantal interne controles vereisen om naleving te garanderen. In het algemeen moet elk lidfirma schriftelijke procedures instellen voor het gebruik van eigendomsrechten en gegevens van derden, waaronder beperkingen voor de distributie aan bepaalde institutionele beleggers. De procedures moeten schriftelijk zijn en gecommuniceerd (d.w.z. interne training) aan elke geregistreerde vertegenwoordiger. Daarnaast moeten aangesloten bedrijven voldoende documentatie bijhouden om de efficiëntie van interne controles te onderbouwen.

Verslaggeving voor institutionele verkoopliteratuur NASD Regel 2211 bepaalt ook dat leden alle institutionele verkoopmateriaal in een bestand moeten bewaren voor een periode van drie jaar vanaf de datum van het laatste gebruik. Het bestand moet de naam bevatten van de persoon die elk item van institutioneel verkoopmateriaal heeft voorbereid. Het bestand moet ook informatie bevatten over de bron van statistische tabellen, grafieken, grafieken of andere illustraties die het lid gebruikt in communicatie met het publiek.

Heeft FINRA een registratieformulier? Er is geen standaard FINRA-archiveringsformulier. Elk lidfirma moet een aangepast formulier maken waarmee geregistreerde opdrachtgevers verantwoording kunnen afleggen voor elke specifieke beoordeling en archiveringsvereiste, inclusief het beoogde publiek, gebruiksdata, hoeveelheden in distributie en hoe / wanneer opmerkingen van regelgevende instanties zijn opgenomen.De formulieren worden meestal gebruikt door leden van de marketing- en communicatieafdeling, maar ze worden ook gebruikt door individuele makelaars en wirehouses.

ZIE: Een kleine onderneming starten: Record houden

Regulatory Audits: presentatie van de uitstekende interne beheersing van uw bedrijf
Het primaire doel van archiveringsformulieren is om de toezichthouders te helpen (FINRA, SEC, staatsverzekering en gemeentelijke raden van bestuur enz.) een effectieve communicatie-audit met aangesloten bedrijven mogelijk maken. En omdat de meeste individuele literatuur over verkoop van beleggers is ingediend bij regelgevende instanties, wordt een groot deel van de controle doorgaans besteed aan het beoordelen van institutionele verkoopliteratuur - met name de communicatie tussen beleggingsfondsen en de geregistreerde vertegenwoordigers die hun producten verkopen.

De toezichthouders willen zien welke soorten beleggingsfondsen beleggingsmaatschappijen presenteren aan makelaars, met name communicatie die verhoogde provisies en overdreven of ongegronde claims over productkenmerken en -voordelen bevorderen; inclusief aanbevelingen over geschiktheid en verkooppraktijken. Ze willen ook eigen gegevensverzamelings- en analysemethoden zien om ervoor te zorgen dat de verkoopliteratuur eerlijk en evenwichtig is en geen "cherry-picking" -productprestaties bevat.

Een schone staat van dienst houden met regelgevers Als geregistreerde principaal is het uw primaire doel om een ​​vlekkeloos record bij te houden met toezichthouders. Je kunt een schoon record houden met de FINRA door één vraag voorop te stellen: "Zou je bereid zijn om voor een FINRA- of SEC-panel te staan ​​en je licentie op de regel zetten, met de mededeling dat de communicatie die je hebt goedgekeurd grondig beoordeeld en onderhouden? " Als u twijfels hebt gehad tijdens de eerste beoordeling of tijdens volgende steekproeven, maak er dan een topprioriteit van om deze twijfels op te lossen.

De bottom line De archiverings- en beoordelingsvereisten vereisen een verhoogd gevoel van zorgvuldigheid van geregistreerde opdrachtgevers. Naarmate je meer ervaring opdoet, zul je je eigen "Zen-achtige" benadering van het omgaan met frequente druk van agressief verkooppersoneel ontdekken - degenen die royaal zelf communicatie ontwikkelen en 's nachts goedkeuring verwachten omdat ze de communicatie aan een institutionele presentatie willen presenteren cliënt in de ochtend. Soms betekent dit dat je moet beslissen welk vuurpeloton je liever ziet - je werkgever of de toezichthouders.

Voor meer informatie over dit onderwerp, zie de FINRA's leden kennisgevingen "Openbaarmaking van vergoedingen en onkosten in beleggingsfondsen voor beleggingsfondsen" (april 2007) en "Belangrijkste goedkeuring voorafgaand aan het gebruik van bepaalde ledencorrespondentie verzonden naar 25 of meer bestaande detailhandel. Klanten binnen een periode van 30 kalenderdagen "(december 2006).