Bedrijven maken meestal gebruik van IRS-formulier W-9, Request for Taxpayer Identification Number and Certification, om informatie te krijgen van leveranciers die zij inhuren als onafhankelijke contractanten (ook wel freelancers genoemd). Wanneer een bedrijf een onafhankelijke contractant $ 600 of meer betaalt in de loop van een belastingjaar, is het verplicht om deze betalingen aan de IRS te melden via een informatieretour genaamd formulier 1099-MISC. Bedrijven gebruiken de naam, het adres en de sociale zekerheid of het belastingidentificatienummer van formulier W-9 om formulier 1099-MISC in te vullen.

AD:

Bedrijven die onafhankelijke contractanten in dienst nemen, houden geen inkomstenbelasting in of betalen Medicare of socialezekerheidsbelastingen voor hun onafhankelijke contractanten, net als voor hun werknemers; aannemers zijn verantwoordelijk voor deze verplichtingen. De IRS wil echter nog steeds weten hoeveel deze aannemers worden betaald om ervoor te zorgen dat contractanten de belastingen betalen die ze verschuldigd zijn, en het maakt gebruik van formulier 1099-MISC om deze informatie te verzamelen. Bedrijven sturen geen W-9 naar de IRS.

AD:

Informatie nodig

Formulier W-9 vraagt ​​de naam van de onafhankelijke contractant; bedrijfsnaam (indien verschillend); zakelijke entiteit (eenmanszaak, partnerschap, C corporation, S corporation, trust / estate, naamloze vennootschap of "andere" en het belastingidentificatienummer van de onderneming (of sofinummer voor eenmanszaken die geen afzonderlijke belasting-ID gebruiken) nummer). Formulier W-9 vraagt ​​ook de persoon die het invult om te verklaren dat hij of zij vrijgesteld is van back-up bronbelasting.De meeste belastingbetalers zijn vrijgesteld, maar als dat niet het geval is, moet het bedrijf dat de onafhankelijke contractant in dienst neemt inkomstenbelasting inhouden van die aannemer betalen tegen een vast tarief van 28% en stuur het naar de IRS.

AD:

Omdat formulier W-9 een belastingnummer of sofinummer moet vermelden, zowel de persoon het invullen en het bedrijf dat het ingevulde formulier ontvangt, moet het formulier zorgvuldig bewaken om te beschermen tegen identiteitsdiefstal.

Wanneer u een W-9 niet moet invullen

Een onafhankelijke contractant die een onverwachte W-9 ontvangt, moet aarzelen voordat je het invult en onderzoekt of de aanvrager een legitiem persoon is reden om dit formulier te vragen. Financiële instellingen gebruiken soms formulier W-9 om informatie van een klant op te vragen wanneer zij dividenden of rente moeten melden. Maar wees voorzichtig: de financiële instelling moet waarschijnlijk al uw BTW-nummer hebben van toen u de account opende.

Een andere situatie waarin u moet aarzelen voordat u formulier W-9 invult, is als het bedrijf dat u vraagt ​​om het in te vullen uw werkgever is en u geacht wordt te worden geclassificeerd als werknemer en geen onafhankelijke contractant. Het verschil is aanzienlijk.

Werknemer of onafhankelijke contractant?

Als u een werknemer bent, zal uw werkgever inkomstenbelastingen inhouden, socialezekerheids- en Medicare-belastingen inhouden en betalen en een werkloosheidsbelasting betalen over uw loon.Als u een onafhankelijke aannemer bent, doet u dat niet. Dat betekent dat u verantwoordelijk bent voor het werkgeversaandeel van socialezekerheids- en Medicare-belastingen en dat u niet in aanmerking komt voor werkloosheidscompensatie als u ontslagen bent.

Een gewetenloze werkgever kan proberen een medewerker te classificeren als een onafhankelijke aannemer om geld te besparen. Als u als onafhankelijke contractant verkeerd wordt geclassificeerd, komt de "besparing" van uw werkgever uit uw zak. Als u een werknemer bent, moet u formulier W-4 invullen, niet W-9. (Zie Het doel van het IRS W-4-formulier voor meer informatie.)

Het is niet altijd duidelijk of een werknemer een werknemer of een onafhankelijke contractant is, maar over het algemeen geldt dat hoe meer controle de zaken hebben over wat werknemers doen en hoe ze het doen, hoe waarschijnlijker het is dat ze werknemers zijn. Als uw Spidey-gevoel begint te tintelen als iemand die u heeft ingehuurd u een onafhankelijke contractant noemt, is dat een goed teken om de situatie verder te onderzoeken. Begin met de IRS-bespreking van het verschil tussen de twee.

De bottom line

Het is belangrijk om de W-9 correct in te vullen - maar alleen als je zeker weet dat dit de juiste vorm is om in te dienen.

Ga voor meer informatie over belastingformulieren naar Waarvoor wordt IRS-formulier W-2 gebruikt? en Wat is het verschil tussen IRS Forms 1040EZ en 1040A?