Periodieke en permanente voorraadsystemen zijn twee contrasterende boekhoudmethoden die bedrijven gebruiken om de hoeveelheid producten die ze beschikbaar hebben bij te houden.

Wat is periodieke inventaris?

Het periodieke systeem gebruikt incidenteel een fysieke telling om het voorraadniveau en de kosten van verkochte goederen (COGS) te meten. Aankopen van koopwaren worden geregistreerd in het aankopenaccount. De voorraadrekening en de kosten van verkochte goederen worden aan het einde van een bepaalde periode bijgewerkt. Dit kan een keer per maand, eenmaal per kwartaal of eenmaal per jaar zijn. De kostprijs van verkochte goederen is een belangrijke boekhoudkundige maatstaf, die bij aftrek van inkomsten de brutomarge van een bedrijf laat zien.

De kostprijs van goederen die worden verkocht in het kader van het periodiek inventarissysteem wordt als volgt berekend:

Beginsaldo van inventaris + Aankoopkosten inventaris - Kosten van beëindiging inventaris = kosten van verkochte goederen

Sinds bedrijven vaak producten in duizenden bij zich hebt, kan het uitvoeren van een fysieke telling moeilijk en tijdrovend zijn. Stel je voor dat je een winkel voor kantoorbenodigdheden hebt en elke balpen op voorraad probeert te tellen en op te nemen. Vermenigvuldig dat nu voor een supply chain voor kantoren. Om deze redenen voeren veel bedrijven slechts één keer per kwartaal of zelfs één keer per jaar een fysieke telling uit. Voor bedrijven met een periodiek systeem betekent dit dat de voorraadrekening en de kosten van verkochte goederen niet noodzakelijkerwijs erg vers of nauwkeurig zijn.

Wat is een eeuwigdurende inventaris?

In tegenstelling hiermee houdt het permanente systeem voorraadbalansen voortdurend bij, waarbij updates automatisch worden gemaakt wanneer een product wordt ontvangen of verkocht. Aankopen en retouren worden onmiddellijk geboekt in de voorraadrekening. Zolang er geen diefstal of schade is, moet het saldo van de voorraadrekening correct zijn. De kosten van verkochte goederen worden ook voortdurend bijgewerkt bij elke verkoop. Voortdurende voorraadsystemen maken gebruik van digitale technologie om voorraad in realtime bij te houden met behulp van updates die elektronisch worden verzonden naar centrale databases.

Bijvoorbeeld, bij een supermarkt met behulp van het permanente voorraadsysteem, wanneer producten met streepjescodes worden geveegd en betaald, werkt het systeem automatisch de voorraadniveaus in een database bij.

Welk systeem is beter?

Periodieke voorraadadministratiesystemen zijn doorgaans beter geschikt voor kleine bedrijven vanwege de kosten van het aanschaffen van de technologie en het personeel om een ​​eeuwigdurend systeem te ondersteunen. Een bedrijf zoals een autodealer of kunstgalerie is wellicht beter geschikt voor het periodieke systeem vanwege het lage verkoopvolume en het relatieve gemak van het handmatig volgen van voorraad. Het gebrek aan nauwkeurige informatie over de kosten van verkochte goederen of voorraadsaldi tijdens de perioden dat er geen recent aantal fysieke inventarislijsten is geweest, kan zakelijke beslissingen echter hinderen.

Bedrijven met een hoog verkoopvolume en meerdere verkooppunten (zoals supermarkten of apotheken) hebben permanente voorraadsystemen nodig. Het technologische aspect van het permanente inventarisatiesysteem heeft vele voordelen, zoals het vermogen om inventarisgerelateerde fouten gemakkelijker te identificeren. Het eeuwigdurende systeem kan alle transacties volledig weergeven op het niveau van individuele eenheden. Onder het eeuwige systeem kunnen managers de juiste timing van aankopen maken met een duidelijke kennis van de hoeveelheid goederen die op verschillende locaties beschikbaar is. Nauwkeuriger volgen van voorraadniveaus biedt ook een betere manier om problemen zoals diefstal te monitoren.

De bottom line

Over het algemeen biedt het permanente voorraadsysteem veel voordelen ten opzichte van het periodieke systeem en wordt het nu gebruikt door alle grote retailers. Een eigenaar van een klein bedrijf moet echter nog steeds rekening houden met de vraag of de voordelen van het installeren van een permanent voorraadsysteem groter zijn dan de extra kosten.