Veel bedrijven bieden een vorm van gekwalificeerde pensioenregeling en vallen daarmee onder de governance-richtlijnen van de Employee Retirement Income Security Act van 1974 (ERISA). ERISA stelt richtlijnen en minimumnormen vast ter bescherming van werknemers van bedrijven uit de particuliere sector die deelnemen aan pensioen- en sociale voorzieningen. Bedrijven die een gekwalificeerde pensioenregeling beheren die niet volledig in overeenstemming is met ERISA kunnen worden onderworpen aan kostbare boetes.

Als uw werknemerspensioenplan een toekomstig pensioeninkomen oplevert of werknemers in staat stelt hun inkomsten uit te stellen voor hun pensioen, dan is het een ERISA-plan. Als werkgever die deze voordelen van het ERISA-plan biedt, wordt u door ERISA ook beschouwd als een fiduciaire die de verantwoordelijkheid op zich neemt voor het beheer van deze plannen en, evenzo, de aansprakelijkheid indien uw plannen niet in overeenstemming zijn met de richtlijnen en normen opgesteld door ERISA.

Conformiteit met ERISA

Het voldoen aan de ERISA-nalevingsvereisten hoeft niet al te zwaar te zijn. Hoewel er veel vereisten zijn, kan een goede externe beheerder (TPA) een groot deel van de last dragen. Veel van de vereisten zijn gebaseerd op een kalender en vereisen het indienen van formulieren op specifieke deadlines. Deze uiterste data vormen een checklist die kan worden beheerd door een TPA of een stafmedewerker personeel. Aan andere vereisten moet op ad-hocbasis worden voldaan als de omstandigheden dit vereisen.

ERISA-controlelijst kalender

Bij het beheren van 401 (k) -plannen worden bepaalde ERISA-nalevingsopdrachten volgens een jaarlijkse planning uitgevoerd. Dit zijn de meest voorkomende taken die deel moeten uitmaken van de controlelijsten van de meeste bedrijven.

Eerste kwartaal van het planjaar: verstrek uitspraken over het vierde kwartaal van de uitkeringen aan de deelnemers uiterlijk 45 dagen na het einde van het kwartaal. Maak vorig jaar werkgeversbijdragen voor een belastingaftrek om te tellen in het voorgaande jaar.

Tweede kwartaal: verstrek uitspraken over het eerste kwartaal aan deelnemers van het plan. Verspreid overtollige uitstel in 2015 boven de IRC Section 402 (g) -limiet. Voor plandeelnemers die in het voorgaande jaar de leeftijd van 70 ½ hebben bereikt, moet u de vereiste minimumdistributies (RMD's) voor het eerste jaar verdelen.

Derde kwartaal: geef uitkeringsverklaringen voor het tweede kwartaal. Bestandsformulier 5500 voor het voorgaande jaar of bestand Formulier 5558 voor een verlenging van 2,5 maanden. Als het planningsdocument tijdens het voorgaande jaar is gewijzigd, dient u een nieuwe samenvatting van het plan te distribueren om de deelnemers te plannen. Verspreid een samenvattend jaarverslag over het voorgaande jaar om deelnemers te plannen.

Vierde kwartaal: geef uitkeringsverklaringen voor het derde kwartaal. Stuur toepasselijke kennisgevingen aan deelnemers, inclusief afleveringen van of wijzigingen in een veilige haven 401 (k) -plan, Qualified Default Investment Alternative (QDIA) of automatische inschrijving.Corrigeer eventuele ADP / ACP-testfouten en betaal 10% accijns.

Doorlopende ERISA-vereisten

Sommige ERISA-vereisten zijn aan de gang als onderdeel van de planadministratie of worden geactiveerd door voorvallen.

Naleving van het planningsdocument: zorg ervoor dat het planningsmanagement zich voortdurend aan de voorwaarden van het planningsdocument houdt. De IRS beschouwt elke niet-naleving van de voorwaarden van het planningsdocument strikt als een operationeel gebrek, dat, indien niet verholpen, kan leiden tot diskwalificatie van het plan.

Jaarlijkse onthulling van Participantstoeslag: Alle in aanmerking komende werknemers, beëindigde werknemers en begunstigden met een accountsaldo moeten om de twaalf maanden een openbaarmaking van deelnemersbijdragen ontvangen.

Kennisgeving van planwijziging: deelnemers moeten 30 tot 90 dagen vóór de ingangsdatum van de wijziging op de hoogte worden gesteld van eventuele wijzigingen in het plan.

Kans om in te schrijven: alle medewerkers die aan de leeftijden en servicevereisten van het plan voldoen, moeten de mogelijkheid krijgen om zich in te schrijven. Ze moeten alle benodigde formulieren en instructies ontvangen, samen met een beschrijving van het samenvattende plan en eventuele kennisgevingen van deelnemers.

Lening Compliance: zorg ervoor dat uitstaande leningen worden terugbetaald in overeenstemming met de beleidsvoorwaarden van het plan en de promesse van de lener. Tijdige deposito's: zorgen ervoor dat uitstel van de werknemer en leningbetalingen op tijd worden gestort, meestal tegelijkertijd met loonheffingen.

Huishoudelijke huishouding voeren: kleine rekeningsaldi uitbetalen voor beëindigde werknemers. Verwerk standaardlening en gebruik niet-toegewezen vervalsingen.

Hoewel de meeste van deze vereisten kunnen worden beheerd door een TPA, heeft de werkgever-sponsor de fiduciaire plicht om ervoor te zorgen dat ze worden voldaan en correct worden uitgevoerd.