Het is essentieel om betrouwbare en juiste informatie te hebben bij het nemen van een beslissing. Grote leiders kijken naar hun personeel voor tijdige inzichten. Op dezelfde manier neemt een klant beslissingen op basis van de informatie die door zijn beleggingsbeheerder wordt verstrekt. Aangezien deze informatie essentieel is voor het besluitvormingsproces, moeten klanten over betrouwbare en accurate gegevens beschikken, die tijdig en relevant zijn. Als een klant informatie ontvangt die onnauwkeurig of niet tijdig is, kunnen zijn conclusies onjuist, ongepast en zelfs schadelijk zijn. Het hebben van de juiste informatie is cruciaal, daarom moeten managers hoge prioriteit geven aan communicatie met klanten. (Zie hier meer: ​​ Ethiek ethiek van activisten: klanten en loyaliteiten.)

Tijdig en nauwkeurig

In een communicatieplan moet de frequentie van communicatie worden geschetst, evenals het formaat en de partijen die verantwoordelijk zijn voor het plan. "Het ontwikkelen en onderhouden van duidelijke, frequente en grondige communicatiepraktijken is van cruciaal belang voor het leveren van hoogwaardige financiële services aan klanten", stelt het CFA Institute. De primaire verantwoordelijkheid van de manager is om namens de klant te handelen. Wanneer klanten duidelijke communicatie ontvangen, via een goed ontworpen en uitgevoerd plan, kunnen ze weloverwogen beslissingen nemen. Communicatie kan per firma verschillen, maar een standaard communicatieplan moet de volgende componenten bevatten:

1. Ten eerste moet een klant inzicht hebben in de manier waarop de beheerder omgaat met beleggen. De manager moet het beleggingsproces communiceren - wat bijdraagt ​​aan de investeringsbeslissing en welke componenten of inputs een integraal onderdeel zijn van de analyse. Ook moet de manager de klant informeren over de beperkingen van de analyse en hen informeren over de informatiebronnen die ze gebruiken om tot hun beleggingsconclusies te komen. Belangrijk is dat ze ook moeten onthullen wanneer er wijzigingen in het beleggingsproces worden aangebracht en risicofactoren die de veranderingen in het proces kunnen begeleiden. Het begrijpen van de beleggingskarakteristieken is bijvoorbeeld belangrijk bij het bepalen van de geschiktheid van de investering voor de klant en hoe deze in het totale klantenportfolio past.
2. Potentiële risico's, met name omdat ze betrekking hebben op de verwachte rendementen, moeten worden opgenomen in het communicatieplan. Deze kunnen kredietrisico, financieel risico (met name het gebruik van leverage of financiële derivaten) en het totale marktrisico omvatten. De beheerder moet de potentiële impact van eventuele risico's op de investeringsthese bespreken. Bovendien zijn eventuele wijzigingen in de risicokenmerken van de portfoliostrategie belangrijk om te onthullen.
3. De klant moet worden geïnformeerd over het gebruik van een externe beheerder om een ​​deel van de activa van de klant te beheren.De impact op de portefeuillediversificatie, het niveau van activa en de gegenereerde opbrengsten moeten met klanten worden besproken, zodat ze de portfoliomix begrijpen en hoe de externe manager de totale portefeuille beïnvloedt en beïnvloedt.

Verschillende vormen of manieren van communicatie moeten in het plan worden gebruikt. Geschreven rapporten zijn een traditionele manier van communiceren, maar informatie moet via verschillende media worden gecommuniceerd. Persoonlijke ontmoetingen, telefoongesprekken en e-mailontploffingen zijn andere vormen die bij schriftelijke rapporten horen.

Naast dat het communicatieplan volledig en nauwkeurig is, moet informatie tijdig worden aangeleverd. Nauwkeurige informatie is niet goed als deze verouderd is. In een communicatieplan moet worden aangegeven wanneer reguliere communicatie kan worden verwacht. Maandelijkse, driemaandelijkse of jaarlijkse schriftelijke en mondelinge rapporten zijn bijvoorbeeld typische reguliere communicatie. Ad-hocrapporten, zoals het communiceren van een verandering in het proces of een ongewone marktomgeving, moeten ook in het plan worden opgenomen.

De bottom line

De relatie tussen klant en manager wordt versterkt door een communicatieplan met relevante, accurate en tijdige informatie. De klant kan alleen weloverwogen beslissingen nemen over de portefeuille om aan zijn investeringsbehoeften en -doelen te voldoen als de informatie die hij ontvangt juist en tijdig is. Accurate informatie omvat discussies over het investeringsproces, de manier waarop de manager beslissingen neemt, eventuele wijzigingen in het proces en de risico's die daarmee gepaard gaan. Deze informatie is echter alleen nuttig als deze snel wordt verstrekt. Verouderde of speculatieve informatie helpt de klant niet om beslissingen te nemen en kan schadelijk zijn. Het communicatieplan moet ook de modi of levering voor communicatie bevatten, die een breed scala aan medium moet omvatten, zoals schriftelijke rapporten, persoonlijke ontmoetingen en andere ad-hocvariëteiten. Als het goed geformuleerd is, zal het communicatieplan fungeren als een cruciale brug tussen de klant en de manager. (Lees hier meer over het onderwerp, hier: Ethiek ethiek van bedrijfsbeheerders: professioneel en ethisch handelen )