Steeds meer plan-sponsors realiseren zich dat niemand over alle juridische en beleggingskennis kan beschikken om de complexiteit van een 401 (k) -plan op zichzelf te beheren, Daarom doen veel mensen een beroep op investeringscomités voor hulp. Het samenbrengen van een groep gekwalificeerde en deskundige mensen om toezicht te houden op de investeringsfuncties van een plan is een goede strategie, maar tenzij bepaalde beste praktijken worden gevolgd, kan het niet veel doen om de fiduciaire verantwoordelijkheden van de psponsor te versterken.

AD:

Het doel van een investeringscomité

Het primaire doel van een investeringscomité is om het bewijs te leveren dat het plan wordt beheerd volgens de hoge gedragsnormen die vereist zijn door de wet op de inkomenszekerheid van werknemers ( ERISA). ERISA biedt zeer weinig begeleiding voor plan-sponsors bij het vaststellen van procedures en werkwijzen voor het uitvoeren van hun verantwoordelijkheden. Het is over het algemeen overgelaten om sponsors te plannen om de regels te interpreteren en de vaardigheden en middelen die zij hebben toe te passen om ervoor te zorgen dat hun plan volledig in overeenstemming is. Veel sponsoren van het plan hebben investeringscomités opgericht om toezicht te houden op investeringen en te delen in de fiduciaire verantwoordelijkheden voor het beheer van hun plannen. Het bestaan ​​van een investeringscomité toont een commitment aan om geformaliseerde procedures en werkwijzen te volgen om een ​​strikte naleving van ERISA te waarborgen. Door het volgen van best practices kan worden gegarandeerd dat ERISA voldoet aan de eisen van verantwoording, objectiviteit en due diligence bij het beheren van fondsbeleggingen.

AD:

Best Practices for Investment Committees to Follow

Create the Optimum Composition

Deelname aan het investeringscomité moet vrijwillig zijn, maar het moet representatief zijn voor de verschillende betrokken belangen. Iedereen die met het plan fiduciair optreedt, moet worden opgenomen. Het hogere management moet worden vertegenwoordigd door de Chief Financial Officer (CFO) of de Chief Operating Officer (COO). De juridisch adviseur van het bedrijf moet ook aanwezig zijn op vergaderingen. Dit zouden de enige permanente leden van het comité moeten zijn die stemrecht hebben. Extra deelnemers kunnen een vertegenwoordiger van de werknemersgroep en vertegenwoordigers van de aanbieders van het plan zijn, zoals de trustee, de beheerder en de beleggingsadviseur van het plan. Deze leden hebben mogelijk geen stemrecht en hun lidmaatschap kan worden beperkt tot termijnen van drie of vier jaar. Elk jaar moet het lidmaatschap een voorzitter en een secretaris selecteren die verantwoordelijk is voor het documenteren van alle discussies en beslissingen tijdens de commissievergaderingen.

AD:

Maak een geschreven charter

Een geschreven charter formaliseert de structuur van de commissie en stelt verwachtingen vast voor wat het moet bereiken.Naast het definiëren van het doel en de verantwoordelijkheden van de commissieleden, beschrijft het de processen voor het uitvoeren van beoordelingen van het plan en het nemen van beslissingen. Het handvest moet in detail gaan over hoe leden worden geselecteerd of verwijderd, wanneer en hoe vergaderingen worden gehouden, hoe beleggingsadviseurs en externe leveranciers worden geselecteerd, en wie kan optreden als een gemachtigd agent om de aanwijzingen van de commissie uit te voeren.

Maak een verklaring over het beleggingsbeleid

Met een formele verklaring van het beleggingsbeleid (IPS) zorgt u voor consistentie in de manier waarop het investeringsplan wordt beheerd. Hoewel er geen ERISA-vereiste is voor een IPS, toont het feit dat er een ERSA is, nog een blijk van betrokkenheid bij fiduciaire gedragsnormen. Het IPS hoeft niet lang of gedetailleerd te zijn. Het doel ervan is om als leidraad te dienen voor het nemen van deugdelijke beslissingen die consistent zijn met de beleggingsfilosofie van het plan. De IPS is ook het leidend document voor de beleggingsadviseur van het plan, waarvan de prestaties worden beoordeeld in het licht van de richtlijnen. De IPS moet tijdens elke vergadering worden herzien om discussies en beslissingen in te kaderen.

Documenteer alles

Als het primaire doel van het investeringscomité is om bewijs te leveren van de naleving van voorzichtige processen en werkwijzen voor het nemen van investeringsbeslissingen, is de belangrijkste taak van het comité om alles grondig te documenteren, inclusief commissievergaderingnotulen, het bijwonen van vergaderingen, discussies, beslissingen en details over hoe beslissingen werden geformuleerd. Het verslag zou aan alle commissieleden moeten worden verspreid voor verificatie van de juistheid en hun goedkeuring. Het moet ook beschikbaar worden gesteld aan iedereen met toezichtstaken en gedeponeerd bij andere fiduciaire auditmaterialen.