Als eigenaar van een klein bedrijf hebt u waarschijnlijk talloze aanbiedingen en aanvragen ontvangen voor een creditcard voor kleine bedrijven. Je vraagt ​​je waarschijnlijk af of je er een zou moeten overwegen of hoe ze verschillen van andere vormen van krediet. Volgens Creditcards. com, vanaf 2015 heeft ongeveer 67% van de eigenaren van kleine ondernemingen momenteel een zakelijke creditcard; er zijn 13,9 miljoen kleine zakelijke creditcardaccounts in de VS, en deze zijn goed voor $ 430 miljard aan bestedingen.

Een zakelijke creditcard kan een handige manier zijn om snel toegang te krijgen tot financiering voor kortetermijnbehoeften en kan de koopkracht van uw bedrijf vergroten. In feite meldde 37% van de eigenaren van kleine bedrijven dat ze creditcards alleen met dat doel gebruikten, op de tweede plaats na een traditionele kredietlijn, volgens een onderzoek van de National Small Business Association. Zoals elke financieringsbron kost een zakelijke creditcard echter kosten en moet deze zorgvuldig worden beheerd.

Wat zijn ze

Kleine zakelijke creditcards bieden bedrijfseigenaren gemakkelijk toegang tot een doorlopende kredietlijn met een vastgestelde kredietlimiet om aankopen te doen en geld op te nemen. Net zoals bij een consumentencreditcard, wordt op een creditcard voor kleine bedrijven een rentekosten in rekening gebracht als het saldo niet volledig wordt terugbetaald in de factureringscyclus. Mogelijk kunt u via uw bank een creditcard krijgen of kunt u de voorwaarden en functies van kaarten vergelijken - en online solliciteren - via onze creditcard-tool.

Creditcardvers. Kredietlijn

Kredietkaarten voor kleine bedrijven worden op de markt gebracht als een aantrekkelijk alternatief voor een traditionele kredietlijn, maar er zijn enkele belangrijke verschillen.

De eerste en meest voor de hand liggende is dat een creditcard u een doorlopende kredietlijn voor uw bedrijf biedt, terwijl een lening of kredietlijn een vaste rentevoet heeft. Dat betekent dat u kunt blijven lenen of uw kredietlimiet kunt aanrekenen als u uw maandelijkse factuur betaalt wanneer u een creditcard gebruikt, in vergelijking met een vaste kredietlijn, waarvoor u een nieuwe lening moet aanvragen als u eenmaal hebt gebruikt en terugbetaald je eerste lening.

Een ander belangrijk verschil is de hoeveelheid geld die u kunt openen en het bedrag van de aangerekende rente. Traditionele leningen voor kleine bedrijven of vaste kredietlijnen bieden doorgaans een grotere hoeveelheid financiering, wat nodig is voor substantiëlere aankopen zoals leasing van apparatuur en kosten van faciliteiten. Deze leningen kosten minder omdat ze een lagere rente berekenen.

Ten slotte, in tegenstelling tot de meeste leningen of vaste kredietlijnen, vereisen creditcards voor kleine bedrijven niet dat de kaarthouder een onderpand opzet om in aanmerking te komen voor de kredietlijn. Creditcards vertegenwoordigen een ongedekte vorm van lenen, wat betekent dat de leensommen niet worden gegarandeerd door een actief van de lener.In plaats daarvan bevat de kaart een vereiste voor de kaarthouder om een ​​persoonlijke garantie te ondertekenen, wat betekent dat hij of zij persoonlijk en wettelijk aansprakelijk is voor het terugbetalen van het geleende geld op de kaart. (Lees voor meer informatie hierover Bescherming van bedrijfsmiddelen voor eigenaren van kleine bedrijven .)

Zakelijke kredietkaartprofs

Naast de nodige cashflow om uw bedrijf te onderhouden en uit te bouwen, kunnen creditcards deze bieden Voordelen:

• Gemakkelijkere kwalificatie: Het kan eenvoudiger zijn voor ondernemers die niet over een gevestigde kredietgeschiedenis beschikken om in aanmerking te komen voor een doorlopende kredietlijn met een creditcard, in plaats van een traditionele kredietlijn of bank lening.

• Gemak: Creditcards zijn het ultieme financieringsgemak. Bedrijfseigenaren hebben snel toegang tot fondsen voor aankopen of geldopname, veel gemakkelijker dan contant geld te zoeken en / of een chequeboek te gebruiken.

• Financieel kussen: Een creditcard kan ondernemers voorzien van een broodnodig financieel "kussen" wanneer rekeningenvorderingen achterblijven of de verkopen traag zijn en het bedrijf te weinig geld heeft.

• Online gebruiksgemak: Bedrijfsleiders doen steeds vaker aankopen en doen online zaken met leveranciers, aannemers en leveranciers. Het gebruik van een creditcard maakt online transacties eenvoudiger.

• Financiële boekhoudkundige assistentie: Naast het ontvangen van een maandelijkse verklaring, bieden de meeste kaarten houders van kleine visitekaartjes online hulpmiddelen voor het bijhouden van gegevens om hun rekeningen te beheren, inclusief een accountoverzicht voor het einde van het jaar dat kan helpen bij het bijhouden van een boekhouder, categoriseren en beheren van uitgaven. Het vereenvoudigt de boekhouding, helpt bij het gebruik van externe professionals om door een audit te navigeren en belasting te betalen, en biedt een eenvoudige manier om de uitgaven van werknemers te controleren.

• Beloningen en incentives: Veel kaarten bieden bedrijfseigenaars beloningsprogramma's - inclusief airline miles en winkelkortingen - voor het gebruik van de kaart. Sommige bieden ook 'geld terug'-incentives, waarbij kaarthouders een percentage van hun aankopen terugbetalen. (Lees voor meer informatie Voordelen voor creditcards die u nooit had geweten U had .)

• Hulpprogramma om krediet te bouwen: Verantwoordelijk met een creditcard voor kleine bedrijven - wat betekent dat u op tijd betaalt, meer betaalt dan het vereiste minimum, en niet over de kredietlimiet gaan - kan een eenvoudige manier zijn om een ​​positief kredietrapport voor uw bedrijf op te bouwen. Dat kan u op zijn beurt helpen om in de toekomst waarschijnlijk in aanmerking te komen voor een lening of kredietlijn en tegen een potentieel lagere rentevoet. (Voor meer informatie, zie 5 manieren om uw bedrijfskrediet te verhogen .)

Bedrijfscreditcard nadelen

Voordat u zich haast om een ​​zakelijke creditcard aan te vragen, is het belangrijk om rekening te houden met deze mogelijke nadelen:

• Duurder: Voor het gemak en het gemak van creditcards voor kleine bedrijven geldt een prijs: doorgaans rekenen zij een veel hogere rente (1-3% boven prime) dan een lening voor kleine bedrijven of een vaste kredietlijn. door een bank. Die rente kan snel oplopen als de kaartactiviteit niet elke maand en volledig volledig wordt terugbetaald.Bovendien, zonder een systeem om regelmatig en zorgvuldig het gebruik van de kaart te controleren, kan het gemakkelijk zijn om uw bedrijf per ongeluk financieel te overbelasten door de kredietlimiet van uw bedrijf te overschrijden of late boetes of boetes op te lopen. (Lees voor meer informatie hierover Six Major Credit Card Mistakes .)

• Persoonlijke wettelijke aansprakelijkheid: De meeste creditcards voor kleine bedrijven vereisen een persoonlijke aansprakelijkheidsovereenkomst (uw persoonlijke veiligheid) om schulden af ​​te lossen. Dit betekent dat een te late of niet-betaling kan resulteren in een negatief persoonlijk kredietrapport en het onvermogen om persoonlijk geld te lenen. U moet misschien ook meer betalen met een hogere rente.

• Beveiligingsproblemen: Er moeten veiligheidsmaatregelen worden getroffen om ervoor te zorgen dat kaarten of kaartgegevens niet worden gestolen door werknemers, verkopers, aannemers en anderen die door de kantoorruimte komen. Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat werknemers die gemachtigd zijn om de kaart te gebruiken, de kaarten niet gebruiken voor persoonlijke uitgaven en dat ze voorzorgsmaatregelen nemen bij het maken van online transacties om te voorkomen dat ze worden gehackt.

• Minder beveiliging: Vaak bieden creditcards voor kleine bedrijven niet dezelfde bescherming als consumentencreditcards. Veel kaarten bieden bijvoorbeeld niet hetzelfde niveau van gegarandeerde services bij het betwisten van factureringsfouten of het maken van retourzendingen. Zorg ervoor dat u nagaat welk niveau van bescherming en services een kaart biedt voordat u zich aanmeldt.

• Fluctuerende rentetarieven: Anders dan een lening of een vaste kredietlijn, kan het bedrijf dat uw creditcard uitgeeft, de rente op uw creditcard opnieuw instellen, afhankelijk van hoe u uw account gebruikt en beheert.

Effectief gebruik maken van een zakelijke creditcard

Zonder een goed systeem kan het moeilijk zijn om de uitgaven voor creditcards bij te houden en in de gaten te houden, wat uiteindelijk van invloed is op uw winstcijfers. Hier zijn enkele strategieën voor verantwoordelijk eigenaarschap.

1. Zorgen voor verantwoording

"De belangrijkste stap die een klein bedrijf kan nemen om ervoor te zorgen dat creditcards effectief worden gebruikt, is door een bomvrij systeem van verantwoording in te stellen", zegt John Burton, CEO van Moonshadow Learning Services, een ontwikkelingsbedrijf in de buurt van Asheville, NC "Dit kan van alles betekenen, van de voorafgaande goedkeuring van alle creditcarduitgaven, tot het rigoureus eisen van kwitanties, tot het ophalen van creditcards van degenen die niet volledig en op tijd met bonnetjes rapporteren", zegt Burton.

Zorg dat er een systeem is voordat de eerste creditcard binnenkomt en, volgens Burton, consistent, streng en eerlijk is en geen uitzonderingen toelaat. "Als er een beleid bestaat dat vereist dat alle boekhouding en ontvangstbewijzen worden ingeleverd op de 10e van de volgende maand bijvoorbeeld een 'geen uitzonderingen'-beleid, "benadrukt hij." Dit vergroot het besef bij iedereen hoe serieus het bedrijf het beheer van zijn fondsen opneemt. Iemand een creditcard geven met een bestedingslimiet van $ 5, 000 is als het overhandigen ze een blanco cheque. "

2. Beslissen wie een kaart krijgt

Burton erkent de uitdagingen waar werkgevers mee te maken kunnen krijgen bij de beslissing wie een creditcard krijgt."Ik heb bedrijven gezien die de controle over creditcarduitgaven verloren hebben door teveel kaarten aan te veel mensen te geven, en denkend dat alle belangrijke functionarissen en reizigers het gemak van een bedrijfscreditcard nodig hadden", zegt Burton. Iedereen een creditcard geven lijkt misschien het juiste of het gemakkelijkste om te doen, maar het kan leiden tot een "slecht functionerend, duur systeem en een ernstig gebrek aan controle en verantwoording", legt hij uit.

Gebruik alternatieven en stel regels vast. "Veel bedrijven, in het bijzonder met verkopers, vergoeden de bedrijfsuitgaven voor persoonlijke creditcards met uitstekende verantwoordelijkheid - d.w.z. geen ontvangstbewijs, geen terugbetaling", zegt Burton. Het is echter nuttig om duidelijke regels te hebben met betrekking tot wie een kaart krijgt, of deze is gebaseerd op anciënniteit, functie of een of andere andere factor (en). Dit kan helpen verwarring te voorkomen en slechte gevoelens te verminderen van werknemers die graag een kaart willen, maar die niet in aanmerking komen.

3. Limieten instellen

Elk bedrijf moet een duidelijk beleid hebben over de uitgaven, inclusief welke uitgaven op kaarten kunnen worden gedaan, hoeveel werknemers kunnen uitgeven en hoe vaak ze hun kaarten kunnen gebruiken. Het is belangrijk om het beleid schriftelijk vast te leggen en ervoor te zorgen dat elke medewerker die een kaart heeft uitgegeven het leest en ondertekent. Nadat ze dat hebben gedaan, geeft u elke kaarthouder een exemplaar om te gebruiken als referentie.

"Potentiële creditcardgebruikers moeten de regels kennen over de voorafgaande goedkeuring van uitgaven en wanneer het ok is om een ​​bedrijfskaart te gebruiken," zegt Burton. Als uw bedrijf niet over een duidelijk omschreven beleid beschikt, kan het voor creditcardgebruikers gemakkelijk worden om kosten te rechtvaardigen, zelfs als ze niet bedoeld zijn om te dekken. "U moet aangeven of het goed is om aan alcohol te besteden bij een maaltijd, als er een limiet op maaltijden is, de dollarlimiet waarboven niet-routinematige goedkeuring moet worden verkregen, en als een personeelslid maaltijden krijgt betaald voor niet-overnight reizen, "zegt Burton.

Afhankelijk van het visitekaartje kunt u mogelijk beperkingen instellen die transacties beperken tot een bepaald bedrag in dollars, uitgavencategorie en zelfs bepaalde dagen en tijden. Bij sommige kaarten kunt u individuele beperkingen voor elke medewerker instellen. U kunt bijvoorbeeld één medewerker elke dag van de week beperken tot $ 50 voor gasaankopen, terwijl hij elke dag een andere beperkt tot $ 100 voor gas en $ 50 voor maaltijden, maar alleen op werkdagen.

4. Wees waakzaam

Met veel zakelijke creditcards kun je activiteitsmeldingen instellen die als tekst- of e-mailberichten binnenkomen. De waarschuwingen kunnen worden ingesteld om u op de hoogte te stellen telkens wanneer een transactie plaatsvindt, of alleen als een werknemer een kaart op een niet-goedgekeurde manier gebruikt (of probeert te gebruiken). U kunt ook profiteren van online en / of mobiel bankieren om de meest recente accountactiviteit te bekijken. Het spreekt voor zich dat u (of uw boekhoudafdeling) elke verklaring moet beoordelen om ervoor te zorgen dat elk regelitem een ​​door u geautoriseerde vergoeding is.

5. Gebruik Credit Wisely

Hoewel creditcards gemakkelijk te gebruiken zijn, zijn ze niet altijd de beste keuze, vooral voor grote uitgaven die niet volledig kunnen worden betaald voordat rente begint. "Als een bedrijf een creditcard gebruikt om te betalen een grote kapitaalaankoop en daarom niet van plan is om het onmiddellijk af te betalen, is het belangrijk om de afrekening van rentekosten te overwegen met een andere vorm van financiering, "zegt Burton.Hoewel het extra inspanningen vergt om een ​​lening van een bank of een andere leningverstrekkende instelling te verkrijgen, is het vaak financieel zinvol om dit te doen, aangezien de rente op creditcards doorgaans veel hoger is dan voor dergelijke gedekte schuldinstrumenten, zoals eerder vermeld. Het is ook mogelijk dat een grote aankoop - of een paar grote uitgaven - uw creditcard maximaal kan laten zijn en u helemaal geen geldbron kan laten.

"Vanaf het begin moeten goede beleidsregels en gewoonten worden vastgesteld. Het is niet ontworpen om strafrechtelijk te zijn, maar gewoon om goed te oefenen," zegt Burton.