Wanneer u een nieuwe werknemer aanneemt, moet u controleren of de persoon wettelijk in aanmerking komt om in de Verenigde Staten te werken. Nadat u een jobaanbieding hebt gedaan (maar niet eerder), moet de nieuwe werknemer aantonen in aanmerking te komen om in de VS te werken door formulier I-9, werkgelegenheidsverificatieverklaring in te vullen. Als werkgever is het uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat deze vorm van het Amerikaanse burgerschap en de immigratiedienst wordt ingevuld door de werknemer en u. Bewaar het formulier bij uw andere arbeidsrecords; deponeer het niet bij de overheid.

(Voor meer informatie over de verantwoordelijkheden van werkgevers bij het inhuren, zie 8 Dingen die werkgevers niet mogen vragen.)

Waarvoor dient het formulier?

Het I-9-formulier is bedoeld om informatie te verkrijgen van nieuwe werknemers die aantonen dat zij in de VS wettelijk in aanmerking komen om legaal te werken. Geen enkele werknemer is vrijgesteld van het invullen van het formulier. Het bestaat uit drie delen:

Deel I

Voor de werknemer, identiteit vaststellen

Dit deel van het formulier wordt ingevuld door de medewerker. Het bevat informatie zoals de volledige naam, het adres, de geboortedatum, het sofi-nummer (indien van toepassing), het e-mailadres en het telefoonnummer (het e-mailadres en telefoonnummer zijn optioneel).

Dit onderdeel wordt ook gebruikt om - op straffe van meineed - te getuigen dat de persoon wettelijk in aanmerking komt om in de Verenigde Staten te werken omdat hij of zij:

• Een burger
• Een niet-inwoner van de Verenigde Staten
• Een wettige permanente inwoner
• Een buitenaards wezen dat toestemming heeft om in de VS te werken De werknemer moet de vervaldatum voor deze machtiging invoeren als van toepassing.

Een werknemer die een vreemdeling is en gemachtigd is om te werken, moet het buitenaards registratienummer (een "A-nummer" dat een uniek 7-, 8- of 9-cijferig nummer is dat is toegekend aan een vreemdeling) of formulier I-94 invoeren toelatingsnummer.

De werknemer moet het formulier ondertekenen en daten. Valse verklaringen kunnen leiden tot boetes en / of gevangenisstraf.

Sommige medewerkers hebben mogelijk hulp nodig om hun deel van het formulier in te vullen. Als de werknemer minderjarig of gehandicapt is of vertaling nodig heeft, moet de persoon die helpt bij het invullen van het formulier (opsteller en / of vertaler) ook zijn / haar naam en adres invoeren en vervolgens het formulier ondertekenen (ook op straffe van meineed) .

Deel II

Voor de werkgever, beoordeling van de documenten van de werknemer

Dit deel van het formulier wordt ingevuld door de werkgever. Het beschrijft de documenten die de werkgever heeft beoordeeld om de geschiktheid van werk te verifiëren. De werkgever moet deze actie ondernemen binnen drie dagen na de eerste dag van het dienstverband. De werkgever kan, maar hoeft geen fotokopie te maken van de gepresenteerde documenten.

Er zijn drie lijsten met documenten die kunnen worden gebruikt. Het soort documenten dat wordt gebruikt, dicteert het gedeelte van Deel II dat de werkgever moet invullen.

Lijst A. De documenten in deze lijst bevatten beide de identiteit en de arbeidsvergunning van de werknemer. Een medewerker hoeft alleen een van de volgende formulieren te presenteren om aan de documentvereiste te voldoen:

• U. S. paspoort (of Amerikaanse paspoortcode)
• Permanent ingezetene kaart ("groene kaart") of buitenaardse registratiebewijskaart (technisch gezien, de groene kaart is Formulier I-551)
• Buitenlands paspoort met een tijdelijk I-551 stempel
• Document voor arbeidsvergunningen met een foto (Form I-766)
• Voor een niet-immigrant die mag werken: een buitenlands paspoort en formulier I-94 (of 94A) en een goedkeuring van de niet-immigrantenstatus van de alien zolang als het is niet verlopen
• Paspoort van de Federale Staten van Micronesië, Republiek van de Marshalleilanden

Lijst B. De documenten in deze lijst tonen de identiteit van de werknemer. Als een werknemer geen document uit lijst A heeft, moet hij of zij één document uit lijst B plus één document uit lijst C (hieronder) produceren.

• Rijbewijs of ID-kaart uitgegeven door een staat (mits het een foto-ID en andere persoonlijke informatie bevat)
• School-ID met een foto
• Registratiekaart van de kiezer
• U. S. militaire kaart of tochtrecord
• Identiteitskaart militair afhankelijk
• U. S. Coast Guard Merchant Marine-kaart
• Indiaans stammendocument
• rijbewijs uitgegeven door een Canadese overheidsinstantie

Voor minderjarigen (jonger dan 18 jaar) die geen van de documenten in lijst B kunnen produceren, zijn alternatieve documenten die aanvaardbaar om de identiteit van de werknemer te bewijzen, inclusief een schoolrecord of een rapportkaart; klant, arts of ziekenhuisrecord; of dagopvang of kleuterschool.

Lijst C. In dit document wordt de machtiging van de werknemer vastgelegd om in de Verenigde Staten te werken. Nogmaals, als de werknemer geen document uit lijst A kan produceren, moet hij of zij een lijst maken uit lijst B en één uit lijst C.

• Socialezekerheidsrekeningnummerkaart (tenzij de kaart zegt: niet geldig voor werk, alleen geldig voor werk met INS-autorisatie, of alleen voor werk met DHS-autorisatie)
• Verklaring van geboorte in het buitenland afgegeven door het ministerie van staat (FS-545)
• Verklaring van geboortebericht afgegeven door de Department of State (Form DS-1350)
• Origineel of gecertificeerd exemplaar van een geboorteakte afgegeven door een staat, provincie, gemeentebestuur of territorium van de VS met een officiële zegel
• Indiaans stammendocument
• U. S. burger-ID-kaart (formulier I-197)
• Identificatiekaart voor gebruik door ingezeten burger in de Verenigde Staten (formulier I-179)
• Dienst voor arbeidsvergunningen afgegeven door het ministerie van Binnenlandse Veiligheid

In het geval van de werknemer moeten werkgevers op straffe van meineed bevestigen dat zij de nodige documenten hebben gecontroleerd, van mening zijn dat ze echt zijn en naar beste weten van mening zijn dat de werknemer bevoegd is om in de VS te werken. Naast het ondertekenen van de certificeringssectie, de werkgever moet de eerste werkdag van de werknemer en andere informatie over de werkgever noteren (de naam van het bedrijf, de titel van de persoon die het formulier ondertekent en het adres van het bedrijf).

Deel III

Voor de werkgever, bij het inhuren van

Dit deel van het formulier wordt ook alleen ingevuld door de werkgever, maar wordt alleen gebruikt in het geval van herovering bij het aannemen van een werknemer. Als een werknemer binnen drie jaar na de datum van de oorspronkelijke I-9 opnieuw is ingehuurd, kan de werkgever ervoor kiezen om deze sectie of een nieuwe I-9 te voltooien.

Als het nodig is om dit onderdeel in te vullen, geeft de werkgever alleen de naam van de werknemer (of een nieuwe naam als de werknemer een naamswijziging heeft gehad) en de datum van herplaatsing. Als de vorige arbeidsvergunning is verlopen maar nu is verlengd, voert u informatie in over het document waarin een dergelijke machtiging is vastgelegd (documenttitel, nummer en nieuwe vervaldatum van de arbeidsvergunning). Zoals in het geval van de andere delen, moet de werknemer op straffe van meineed tekenen dat hij / zij van mening is dat het gepresenteerde document echt is en dat de werknemer gemachtigd is om in de Verenigde Staten te werken.

De bottom line

Werkgevers moeten I-9's behouden voor later van drie jaar vanaf de datum van huur of één jaar na de datum waarop het dienstverband eindigt. Van tijd tot tijd kan de federale overheid uw arbeidsregistratie bekijken. Als u geen I-9's maakt, kunt u worden onderworpen aan civiele en / of strafrechtelijke sancties. Meer informatie over de I-9 vindt u in het "Handboek voor werkgevers: instructies voor het invullen van formulier I-9". Als u nog vragen heeft over de I-9, kunt u een arbeidsrechtadvocaat raadplegen.

(Bedrijfseigenaren zijn mogelijk ook geïnteresseerd in Formulieren invullen <1099 Formulieren en Formulier 4562 invullen, stap voor stap.)