Enterprise Resource Planning is een beetje een buzzword geworden om een ​​klasse van software-oplossingen te beschrijven die een bedrijf helpen al zijn databases op één platform te trekken. Dit geeft het management realtime informatie over alles, van voorraadniveau tot verkoop tot productdefecten en retouren. In dit artikel gaan we dieper in op enterprise resource planning-systemen en wat er nodig is om er een te krijgen.

De voordelen

Een goed gebruikt enterprise resource planning-systeem heeft een aantal voordelen. De enkele softwareoplossing om oudere verouderde systemen te vervangen en een groot deel van het werk van het onderhouden van databases en andere functies zoals facturering, facturering en dergelijke te automatiseren. Een ERP kan ook het vermogen van een bedrijf vergroten om te voldoen aan compliance, kwaliteitscontrole en wettelijke rapportage, aangezien real-time gegevens het mogelijk maken om op elk moment up-to-date auditing uit te voeren. Dat gezegd hebbende, deze voordelen kunnen voortkomen uit simpelweg betere software-oplossingen voor specifieke functies zoals facturering. Het echte voordeel van een ERP-systeem komt in de vorm van bedrijfsanalyses.

Het hele bedrijf, van productontwikkeling tot productie tot verkoop tot klantenservice, allemaal hetzelfde platform en dezelfde database delen, zorgt voor een schat aan bedrijfsanalyses. Deze gegevens kunnen worden gebruikt om het product- en serviceaanbod aan te sturen, de prestaties binnen en tussen divisies op elk moment te vergelijken en in het algemeen betere prognoses te maken. Nauwkeuriger prognoses maken stroomlijning van inkoop en voorraad mogelijk en maken een holistische benadering van de productiecyclus mogelijk door verkoop in het systeem te brengen, zodat alle bestellingen zo snel mogelijk kunnen worden gevuld en de productie reageert op verschillende vraagstijgingen per markt, door seizoen, enzovoort. Het grote voorbehoud bij dit alles, "de toekomst is nu", is dat het sterk afhankelijk is van het feit dat het systeem volledig wordt gebruikt door alle niveaus van een organisatie.

De uitdagingen

De eerste uitdaging waarmee de meeste bedrijven worden geconfronteerd, is de kosten van zowel de aankoop als de implementatie van een enterprise resource planning-systeem. Sommige ERP's hebben een licentie en zelfs degenen met vooraf geprijsde modules hebben verschillende modules (financiële module, module klantrelaties, module voor records management, enz.) Die snel de prijs kunnen opdrijven om de complete oplossing te krijgen. Afhankelijk van de complexiteit van databases die worden samengevoegd en de software die wordt vervangen, kunnen de kosten van een IT-team van een derde partij om de implementatie af te handelen echter hoger zijn dan de initiële aankoopkosten.

De andere grote uitdaging is de impact die een ERP heeft op de organisatiecultuur. De acceptatie zelf kan lastig zijn, omdat mensen vroeger bestanden in gedeelde mappen neerzetten en nu taxonomieregels en metataggingrichtlijnen moeten leren.De voordelen van dat extra werk zijn pas zichtbaar na veel gegevensinvoer op oude bestanden. Medewerkers hebben ook de neiging om een ​​beetje nerveus te worden door het idee dat managers nu elk aspect van een bedrijf kunnen controleren omdat ze zich vaak onder bewaking of verantwoordelijk voelen voor prestatie-indicatoren die ze niet echt kunnen controleren. Het comfort van de medewerkers die met het systeem werken, is van cruciaal belang omdat de analytische inzichten slechts zo goed zijn als de gegevens.

Een verhaal van twee benaderingen

Er zijn twee basisbenaderingen die worden gebruikt om een ​​enterprise resource planning-systeem online te brengen. Beide delen een vrij lange voorbereidingsperiode waarin alle huidige databases worden geanalyseerd en geclassificeerd en de ERP-oplossing wordt geselecteerd. Tijdens deze periode moeten de medewerkers die het systeem gebruiken betrokken zijn en in staat zijn om input te leveren over hoe ze op dit moment dingen doen en hoe die aanpak kan worden aangepast aan het nieuwe systeem.

De eerste benadering is de fase. Fasering in een ERP houdt in dat elke bedrijfslijn één voor één in het systeem wordt gebracht en dat de best practices die in elke fase worden geleerd, worden gebruikt om de volgende fase te verbeteren. Het voordeel is dat je leert tijdens het maken van niet-kritieke fouten. Het nadeel is dat uw organisatie lang in beweging is met verschillende afdelingen die verschillende systemen en / of parallelle systemen gebruiken …

De andere benadering is om het ERP en de huidige systemen gedurende een bepaalde periode parallel te laten draaien voordat een omkering plaatsvindt datum waarop het ERP het enige systeem zal worden. Dit geeft iedereen een 'all-in'-ervaring om ze te debuggen en aan te passen en legt ze vervolgens in de toekomst vast. Het grote nadeel is dat het de werklast voor het hele bedrijf voor een korte periode verdubbelt en de prestaties op korte termijn kan verstoren.

Het kiezen tussen deze benaderingen komt neer op de behoeften van het bedrijf dat de oplossing uitrolt. Als je het snel nodig hebt en bereid bent pijn op korte termijn te hebben, dan zal de omslag werken. Als u uw bedrijf en werknemers hierin wilt verlichten en bereid bent tijd en geld te spenderen, kan de fase in een betere aanpak zijn.

De onderste regel

Een Enterprise Resource Planning-systeem is een schaalbare oplossing, wat betekent dat het meegroeit met de organisatie. Een bedrijf moet een bepaalde grootte hebben met meerdere locaties of off-site activiteiten om te coördineren om de kosten van een ERP-implementatie te rechtvaardigen. Kleine bedrijven en de meeste middelgrote bedrijven zullen niet alle functies van een ERP-systeem gebruiken en - tenzij er een dwingende behoefte is aan een alles-in-één-oplossing vult - waarschijnlijk beter één functionele software-oplossing vinden voor elke zakelijke functie die kan exporteer informatie naar een centrale database.

Voor de grotere bedrijven is de rijkdom aan bedrijfsanalyses en de realtime rapportage echter veel meer waard dan de kosten en de pijn van overstappen naar een ERP-systeem. Als de implementatie goed wordt afgehandeld en de buy-in van de medewerkers hoog is, kan een ERP-systeem de gegevens gebruiken die nodig zijn voor totale kwaliteitscontrole en andere op efficiëntie gebaseerde managementstijlen.Een ERP-systeem zal slecht management niet veranderen in goed management, maar de real-time bedrijfsanalyses kunnen helpen een goed beheer nog beter te maken.