Enterprise Resource Planning (ERP) is een procesgeoriënteerde methodologie waarbij systemen worden geïntegreerd die op verschillende afdelingen van een bedrijf worden gebruikt, waardoor een eenvoudige en uniforme informatiestroom onder gedefinieerde besturingselementen mogelijk is, geholpen door het gebruik van softwaretoepassingen en gedefinieerde beste werkwijzen.

Dit artikel beschrijft de hulpmiddelen die worden gebruikt in ERP en hun kenmerken voor de verschillende functies waar ze op inspelen. Voor een beter begrip van de tools, laten we beginnen met de functionele vereisten.

Wat is nodig van een ERP-systeem?

Elk ERP-systeem moet in principe voldoen aan de volgende functionele vereisten.

• Het moet een uniform systeem zijn met eenvoudig te gebruiken toepassingen en interfaces, dat naadloos werkt over meerdere afdelingen met de benodigde gecontroleerde toegang
• Een gemeenschappelijke database (of meerdere maar gedeelde databases) toegankelijk via verschillende toepassingen > Zoek- en rapportagehulpprogramma's om rapporten te genereren op basis van verschillende parameters (zoals "alle niet verzonden bestellingen vanaf gisteren in de categorie 'speelgoed'))
• Schaalbaarheid, aanpassing en eenvoudige integratie van ad hoc-modules, indien nodig

De tools die voldoen aan de ERP-vereisten

: Om aan de bovenstaande functionele vereisten te voldoen, zijn de volgende tools en applicaties verplicht in het ERP-systeem geïntegreerd.

-

Hulpmiddelen voor databasemanagement / gegevensmagazijn / informatiebeheer : Gegevensopslag en informatiebeheer met bestaande workflow over verschillende afdelingen en functies vormen de ruggengraat van elk ERP-systeem. Er zijn meerdere oplossingen en tools beschikbaar voor gegevensopslag, waaronder relationele databases van bedrijven zoals Oracle, Sybase, DB2 en open source gratis aanbiedingen zoals Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby, enz. Andere hulpmiddelen voor informatiebeheer kunnen Content Management Systems (CMS) zijn en repository-applicaties.

Afhankelijk van de branche en de vereiste functies, moet een geschikte worden geselecteerd. Een fabrikant kan een transactiedatabase als Oracle of MySQL relevanter vinden omdat op transacties gebaseerde gegevens verschillende statussen doorlopen (van fabricage tot voorraad tot ordervastlegging en verkoop tot leveringsstatus). Aan de andere kant kan een online bedrijf dat content schrijft een CMS repository-systeem vinden met versiebeheer dat beter past bij hun behoeften.

De database of repository kan een enkele gecentraliseerde of meerdere zijn met automatische gegevensstroom van de ene database naar de andere. De gedefinieerde workflow zorgt voor een naadloze gegevensbeweging. Databases kunnen lokaal of op afstand worden gehost, of zelfs in de cloud.

·

Toepassingen en interfaces met geschikte machtigingscontrole : Voor gegevensopslag en -beheer is read-only of bewerkingstoegang vereist om de gegevens te verwerken.Zodra artikelen zijn vervaardigd, moeten ze worden gemarkeerd als klaar inventaris. De magazijnbeheerafdeling werkt het vervolgens bij als gereed voor verkoop. Na een aankoop moet het artikel worden bijgewerkt naar de verkochte status enzovoort. Om dit te bereiken, maken eenvoudig te gebruiken applicaties en interfaces een integraal onderdeel uit van elk ERP-systeem dat ook gedefinieerde besturingselementen en machtigingen heeft. Voor e. g. , zodra een item is gemarkeerd als verkocht, mogen alleen logistieke afdelingsoperators het artikel verder bijwerken, terwijl die van de productie- of voorraadafdeling alleen toegang moeten hebben tot view.

Evenzo geldt voor een ERP-tool voor het schrijven van inhoud dat wanneer een schrijver de inhoud ter beoordeling aan de redacteur voorlegt, deze alleen door de redacteur kan worden gewijzigd om duplicatie en inhoudconflicten te voorkomen.

Om dergelijke op machtiging gebaseerde besturingselementen, toepassingen en interfaces in te bouwen, elke ERP-oplossing die op een browser kan zijn gebaseerd, desktopinstallaties of tablet / mobiele apps. Een fabricageteam op een stationaire locatie zal de voorkeur geven aan een desktopgebaseerde interface, terwijl een verkoopteam dat constant onderweg is, zal profiteren van een browsergebaseerde interface of mobiele app.

·

Workflow Management Tool : Een ERP-systeem bestaat uit meerdere modules en datarepository's waarbij datadupdates en acties een logisch gedefinieerde volgorde volgen op basis van de bedrijfsbehoeften. Dit vormt de workflow. Workflow kan worden gezien als de geest die de verschillende lichaamsfuncties regelt (bloedstroom, lucht, voedsel en andere benodigdheden, beweging van lichaamsdelen, enz.). Een duidelijk gedefinieerde workflow met passende toegang op verschillende niveaus is het noodzakelijke onderdeel van elke ERP-oplossing.

Veelgebruikte tools geïmplementeerd binnen het ERP-framework zijn Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM, etc.

·

Rapportagetool / Dashboard : Managementniveau, afdelingsniveau , het genereren van rapporten op teamniveau of individueel niveau is een andere belangrijke vereiste voor een ERP-systeem. Het is meestal beschikbaar in een dashboardformulier (met een real-time dataweergave - met informatie zoals ontvangen maar nog niet verzonden bestellingen, mislukte betalingen van de afgelopen week, enz.) Of aanpasbare rapporten gegenereerd in het gewone woord- of gegevensbestand. bewerkingsprogramma's zoals spreadsheets.

De meeste rapportagetools en dashboards werken in realtime (of met een minimale vertraging). Net als de applicaties die door afdelingen worden gebruikt voor gegevensupdates, zijn deze rapportagetools / dashboardweergaven beschikbaar als browsergebaseerde of desktop-installaties. Ze bevatten ook rapportagedetails aan het einde van de dag die e-mailing van rapporten met grafieken / grafieken / tabellen aanbieden als Microsoft Excel- of Word-bijlagen.

·

Communicatiegereedschappen : In elk systeem dat op meerdere afdelingen werkt, is communicatie verplicht. ERP-systemen vergemakkelijken dit door tools aan te bieden voor op actie gebaseerde geautomatiseerde e-mailgeneratie, instant messaging, chat of algemene uitzendfuncties op individueel en groepsniveau. Stel dat een bestelling eenmaal is gemarkeerd als "Gereed voor verzending", een automatische mailer moet worden geactiveerd voor logistieke afdeling om het verzendproces te starten; Of als een keuken in een pizzeria een probleem heeft ontwikkeld, kan een algemeen rondzendbericht worden verzonden naar alle andere afdelingen om verdere bestellingen te annuleren.

Verdere instant messaging-functies (zoals die van Lync, Chatter of Yammer) zijn ingebouwd om eenvoudige en directe communicatie mogelijk te maken.

Naast de bovenstaande hulpprogramma's die een integraal onderdeel zijn van elk ERP-systeem, zijn er extra tools die kunnen worden geïntegreerd als dat nodig is:

·

Analytische hulpprogramma's : A veel analytische hulpmiddelen kunnen worden geïntegreerd in het ERP-systeem voor business intelligence, voorspellende analyse, datamining en gerelateerde analyse. Deze analytische hulpmiddelen worden gebruikt om waardevolle inzichten te verkrijgen voor het maken van strategische zakelijke beslissingen op basis van beschikbare gegevens (zoals het volgen van consumentengedrag rond vakantie winkelen, vergelijkende resultaten voor producten in een rood gekleurd schap met meer verkopen dan die in blauwgekleurd schap, enz.) > ·

Toewijzing hulpbronnenhulpmiddelen

: ERP-systemen kunnen ook hulpmiddelen integreren voor het toewijzen van resources over afdelingen en taken (voor arbeidsintensieve industrieën). Deze tools werken volgens het eenvoudige principe van de gedefinieerde tijd die een taak / project kost ten opzichte van het beschikbaarheidsschema van de resource. Bij het voltooien van de taak krijgt de resource automatisch een nieuwe taak toegewezen die overeenkomt met zijn vaardigheden, of wordt deze in een pool geplaatst voor de volgende opdracht. Tools hebben functionaliteit voor handmatig ingrijpen op supervisor-niveau in het geval een taak wordt uitgesteld. Voordelen zijn onder andere een duidelijke zichtbaarheid van de huidige en toekomstige werklast, optimaal gebruik van hulpbronnen, het onderzoeken van automatiseringsmogelijkheden, enz. ·

Andere functies toevoegen

: ERP-systemen kunnen modules integreren voor Human Resource Management, Project Management, Time Volgsystemen, documentbeheer, enz., Afhankelijk van de bedrijfsbehoeften. Er is een groot aantal tools beschikbaar die specifiek zijn voor elke bedrijfstak en het type functie, en ERP-leveranciers bieden hun assistentie aan geïnteresseerde klanten bij het selecteren van de beste fit. Internet is altijd beschikbaar voor zelfhulp bij het verkrijgen van vereiste info. De onderste regel :

ERP is een complex framework dat moet worden geïmplementeerd en heeft meestal een speciale leverancier nodig voor implementatie. Twee grote knelpunten geïdentificeerd met ERP-implementaties zijn hoge kosten en het niet naleven van de beste werkwijzen. Hoewel de kosten tot op zekere hoogte kunnen worden beperkt door zorgvuldige waardering van verschillende leveranciers en de beoordeling van gratis open-sourcehulpmiddelen, kan de andere uitdaging van fouten als gevolg van een gebrek aan naleving van de beste werkwijzen worden beperkt door gerichte training aan werknemers. Een goede beoordeling in de beginfasen, samenwerking met leveranciers met de juiste expertise en vanaf het begin duidelijk zijn over de vereisten, zal een efficiënte en succesvolle implementatie van ERP-hulpmiddelen helpen.