U hebt ongetwijfeld de veel voorkomende uitdrukking gehoord: "Een vergadering is een plaats waar minuten worden afgelegd en uren worden verspild. "Vele uren worden verspild door vergaderingen. Sterker nog, wanneer wordt gevraagd om de grootste tijdverspiller op het werk te noemen, heeft 24% van de werknemers ondervraagd in een Salaris. com rapporteerde vergaderingen en conference calls.

Arbeiders vinden niet alleen dat vergaderingen tijdverspilling zijn. Blijkbaar denken ze ook dat vergaderingen het leven uit hen zuigen. Dat klinkt misschien heel dramatisch totdat je de resultaten van een Clarizen / Harris-enquête in overweging neemt. Op de vraag wat ze liever doen dan zitten in een statusmeeting antwoordde bijna de helft (46%) dat ze liever een vervelende activiteit deden, zoals:

• Ga naar de DMV
• Zit en bekijk verfdroog
• Besteed vier uur woon-werkverkeer aan het werk
• Onderneem een ​​wortelkanaal
• Laat hun haar knippen in een verticale raamstijl
• Inpakken en verhuizen naar Antarctica

Verder zei 60% van de respondenten dat ze meer tijd besteden aan de voorbereiding van de bijeenkomst dan aan de daadwerkelijke vergadering: ze besteden gemiddeld 4, 6 uur per week aan voorbereidingen voor statusvergaderingen, en ze brengen 4. 5 uur per week door in de statusmeetings.

Daarnaast beschouwt 35% van de respondenten statusvergaderingen als verspilling van tijd en 60% multitasking tijdens de vergaderingen.

Veel werknemers hebben al het gevoel dat ze 24-uursmedewerkers worden en vinden het niet prettig om tijd te verspillen aan zinloze vergaderingen. Soms zijn vergaderingen echter noodzakelijk en als ze op de juiste manier worden uitgevoerd, kunnen ze productief en aanvaardbaar zijn, zo niet plezierig. Hier zijn tien manieren waarop u productievere vergaderingen kunt houden.

1. De gewoonte doorbreken

Dat je elke donderdagmiddag altijd hebt ontmoet, wil nog niet zeggen dat je op dit pad verder moet gaan. Sommige gewoonten moeten worden doorbroken en sommige bedrijfsbeleid moet worden herschreven. Je zou om een ​​bepaalde reden bijeen moeten komen, en niet alleen omdat je dat gewend bent.

2. Weigh Your Options

Overweeg andere opties voordat u een vergadering plant. In plaats van wekelijkse statusbijeenkomsten, zou je elkaar misschien om de week kunnen ontmoeten. Gedetailleerde statusrapporten moeten u voldoende informatie geven om te weten wat er tussen de vergaderingen aan de hand is en u kunt altijd de telefoon opnemen om iemand te bellen als u een vraag heeft. Als u vergadert om informatie te delen, kunt u overwegen om die informatie via e-mail te verzenden.

3. Wees selectief

Nodig deelnemers nooit uit voor een bespreking. "Als er geen duidelijke reden is voor bepaalde mensen om uw vergadering bij te wonen, nodig ze dan niet uit of vraag hun aanwezigheid aan. Forceer de technici bijvoorbeeld niet om deel te nemen aan uw verkoopvergadering voor het geval u een probleem ondervindt bij het bedienen van de laserpointer.

4. Van tevoren voorbereiden

Door een vergaderagenda te maken, wordt u gedwongen na te denken over het doel van de vergadering en een sequentieel schema te maken.Zorg er ook voor dat u al uw informatie van tevoren verzamelt. U moet nooit de vergadering verlaten om een ​​vergeten item op te halen, enz. Reserveer daarnaast de kamer van tevoren, bevestig de reservering en controleer de kamer om er zeker van te zijn dat al uw rekwisieten (whiteboard, krijt voor het schoolbord, enz. .) zijn op de aangewezen plaats.

5. Informatie verspreiden

Als de bespreking betrekking heeft op het bespreken van specifiek materiaal, stuur deze documenten dan van tevoren, zodat deelnemers vóór de vergadering ruim de tijd hebben om het materiaal te bespreken en ideeën te formuleren. Mensen vragen om twee of drie vragen, opmerkingen of opmerkingen te maken voor de vergadering, is een van de beste manieren om ervoor te zorgen dat deelnemers aan de vergadering de tijd hebben genomen om het onderwerp dat wordt besproken te bespreken.

6. Starten en eindigen op tijd

Alle aanwezigen zijn gestopt met hun drukke werkdagen om deel te nemen aan uw vergadering. Respecteer hun tijd genoeg om de vergadering op het aangegeven tijdstip te starten. Laatkomers kunnen worden geïnformeerd wanneer de vergadering voorbij is. Houd ook de klok in de gaten, zodat u de vergadering op tijd kunt beëindigen. Voel ook niet dat je het hele tijdslot moet vullen. Als u de agendapunten eerder hebt voltooid, beloont u de deelnemers door ze weer aan het werk te laten gaan.

7. Blijf de cursus

Volg de agenda om de vergadering op het goede spoor te houden, want dit is de sleutel tot het op tijd beëindigen. Sta deelnemers niet toe om niet-verwante onderwerpen te introduceren die de mogelijkheid hebben om de vergadering te ontsporen. Zorg er ook voor dat aanwezigen gefocust blijven. Verzoek dat zij tijdens de vergadering afzien van het gebruik van hun telefoons, tablets en laptops (een vergadering zonder apparaten staat bekend als een topless vergadering).

8. Controlereacties

Als het doel van de vergadering is om problemen op te lossen of met nieuwe ideeën te komen, moet u meningen van de groep vragen. Laat de aanwezigen met sterke persoonlijkheden echter de discussie niet domineren. Zorg ervoor dat iedereen dezelfde kans heeft om zijn mening te geven. Vermijd ook de enkele punten steeds opnieuw te herhalen. Het schrijven van problemen of beslissingen op een whiteboard of flipchart kan tijdrovende, herhalende reacties voorkomen.

9. Limiet PowerPoint

U kunt PowerPoint gebruiken om een ​​paar grafieken, diagrammen of opsommingstekens te presenteren, maar u hebt geen PowerPoint-gestuurde vergadering. Met andere woorden, dump niet al uw informatie in PowerPoint en besteed vervolgens de hele vergadering aan het lezen van elke dia.

10. Wees eerlijk

Als een bepaalde beslissing al is genomen, doe dan niet alsof de aanwezigen bij elkaar zijn geroepen om hun mening te geven of een koers te kiezen. Niets doet werknemers zich onproductiever voelen dan het uitvoeren van tijd en moeite als hun inbreng er niet toe doet.

De bottom line

Soms zijn vergaderingen essentieel, maar veel werknemers beschouwen ze als een van de ergste taken met betrekking tot het werk. Het is de moeite waard om uw vergaderingen gerichter, relevanter en effectiever te maken.