Alle bedrijven zijn kwetsbaar voor fraude, maar kleine bedrijven zijn bijzonder kwetsbaar omdat de besluitvorming en andere verantwoordelijkheden vaak geconcentreerd zijn in een paar sleutelposities. In dit artikel bekijken we de frauderisico's waaraan een klein bedrijf gewoonlijk wordt blootgesteld en hoe deze kunnen worden voorkomen (of op zijn minst beperkt).

Interne fraude en externe fraude
De fraude waarmee bedrijven worden geconfronteerd, kan worden opgesplitst in twee soorten, intern en extern. Interne fraude is meestal fraude met werknemers of partners. Dit omvat het skimmen, omleiden en verduisteren van fondsen en ronduit diefstal. Interne fraude kan een slechte werknemer of een samenzwering van velen zijn.
Externe fraude is fraude waarbij ten minste één externe partij betrokken is en die vaak een interne en interne component bevat. Externe fraude kan net zo ingewikkeld zijn als leveranciers die het bedrijf te veel in rekening brengen en de werknemer die het account behandelt smeergeld geeft om stil te blijven of zo eenvoudig als klanten slechte cheques passeren of gestolen creditcards gebruiken. Niets kan alle risico's van fraude door een klein bedrijf wegnemen, maar er zijn enkele stappen die kunnen worden genomen om de blootstelling te beperken.

Doe de Due Diligence
Het inhuren van werknemers kan een hoofdbreker zijn voor elke eigenaar van een klein bedrijf, vooral nu het internet mensen heeft bewapend met de tools om zelfs het meest basale cv om te zetten in een case study over hoe menensporten kan vertalen naar een PhD-waardige functiebeschrijving.

Hoewel het redelijk is om aan te nemen dat de referenties even nutteloos zijn in het beoordelen van het karakter van een potentiële werknemer, is het de moeite waard om ze daadwerkelijk te bellen en een gesprek te voeren. Hoewel ze misschien niet helemaal uitkomen, kun je veel vertellen over wat ze doen (en niet zeggen). Hoe lang hebben ze de aanvrager al gekend? Hoeveel instructies heeft de aanvrager nodig om een ​​nieuwe taak te leren? Dit hoeven geen geniale vragen te zijn, ze hoeven alleen maar een gesprek lang genoeg uit te rekken om elke rode vlag te laten opduiken.

Hoe meer verantwoordelijkheid een medewerker heeft in het bedrijf, des te meer due diligence vereist is. Als u iemand inhuurt die de boeken gaat afhandelen en deposito's afhandelt, voert u de volledige achtergrondcontrole uit.

Delen en verifiëren Of het nu gaat om de kassabonnen of de kwartaalcijfers, geen enkele medewerker mag te veel autoriteit hebben. Idealiter zou de persoon die het geld inneemt niet degene zijn die ze verzilvert en de bank laat storten, maar de realiteit is dat een klein bedrijf vaak een verdubbeling van rollen vereist.

Als u functies niet kunt scheiden en toezicht kunt houden op het proces, kunt u regelmatige interne audits instellen die samen moeten worden uitgevoerd of zelfs met een externe gecertificeerde openbare accountant (CPA). Wetende dat audits zullen plaatsvinden zal waarschijnlijk de meeste mensen ontmoedigen om het te riskeren en zal fraude blootleggen voordat het endemisch wordt.Totdat u voldoende werknemers hebt om het op te splitsen of het kapitaal om te betalen voor reguliere externe audits, moet u persoonlijk de facturering, stortingen en andere vitale financiën verifiëren.

Begrensde grenzen instellen Het opschrijven van een ethische code kan moeilijk zijn voor eigenaren van kleine bedrijven die er de voorkeur aan geven te denken dat er gedeelde waarden zijn die niet hoeven te worden geregistreerd als klassenregels van de derde klas. Echter, opschrijven en iedereen akkoord laten gaan met dezelfde basisregels is op twee belangrijke manieren noodzakelijk. Ten eerste stelt het duidelijke verwachtingen. Overweegt u bijvoorbeeld om vaste redenen voor ontslag op te nemen? Is opvullen van het kilometerrapport acceptabel met een bepaald bereik? Er zijn geen goede of foute antwoorden, maar het opschrijven ervan beschermt je tegen misverstanden en beschermt je medewerkers tegen het ene zeggen en het andere afdwingen. De tweede functie van het hebben van een ethische code is om je rechtszaak te versterken als je juridische stappen moet ondernemen.

Als uw ethische code eenmaal is uitgewerkt, is het van vitaal belang dat u deze afdwingt en procedures hebt om te volgen wanneer de regels duidelijk worden overtreden. De eerste stap voor elke overtreding is het documenteren en, als het serieus is, contact opnemen met een advocaat om u door de juiste stappen te leiden. Als je niet voelt dat het een ontslaggebied is, blijf het dan documenteren en hoe dan ook een advocaat behouden. Net zo kwetsbaar als kleine bedrijven om te frauderen, zijn ze nog gevoeliger voor verkeerde ontslagpakken. Het laatste dat u als eigenaar wilt doen, is een medewerker naar uw kantoor slepen en beginnen te schreeuwen over hoe zij uw vertrouwen hebben geschonden.

De bottom line Het runnen van een klein bedrijf is al moeilijk genoeg zonder je zorgen te hoeven maken dat iedereen je blind probeert te beroven. Gelukkig hoef je niet al je vertrouwen in de mensheid op te geven - je hoeft alleen maar een paar stappen te nemen om je blootstelling te verminderen. Doe het huiswerk in tijdens het inhuren, verbreek een belangrijke verantwoordelijkheid en zorg voor overzicht en stel duidelijke verwachtingen van wat wel en niet wordt getolereerd. U zult niet al uw risico's elimineren, maar u zult ernstige afschrikkingen veroorzaken en de basis leggen voor uw juridische verhaal als u ten val komt.