Veel onervaren geregistreerde vertegenwoordigers overtreden onbedoeld de regels voor correspondentie om waarde toe te voegen aan communicatie van klanten door cross-selling van een verscheidenheid aan producten en diensten. Dit maakt een goed begrip van correspondentie en verkoopliteratuur essentieel voor een geregistreerde opdrachtgever. In dit artikel geven we enkele tips om onderscheid te maken tussen deze twee en een aantal voorbeelden te geven van hoe goede correspondentie eruit zou moeten zien.

Communicatie met het publiek De National Association of Securities Dealers (NASD) heeft regels 2210 en 2211 opgesteld om een ​​duidelijk onderscheid te maken tussen correspondentie en verkoopliteratuur. Als u deze regels wilt bekijken, raadpleegt u de site van de NASD voor de regels 2210 en 2211.) Over het algemeen wordt in de regels uitgelegd welke soorten informatie kunnen worden opgenomen in correspondentie met klantencorrespondentie versus verkoopliteratuur, waaronder beperkingen op de verspreiding van dergelijke informatie. Indien nodig, bieden deze regels geregistreerde opdrachtgevers een methode om te beoordelen of de inhoud van de bedoelde correspondentie de lijn met de verkoopliteratuur overschrijdt.

Wat is correspondentie?
De NASD-definitie van correspondentie bestaat uit een schriftelijke brief of e-mailbericht dat door een lid wordt verspreid naar een of meer bestaande retailklanten en minder dan 25 potentiële retailklanten, binnen een periode van 30 kalenderdagen.

Een veel voorkomende mythe over correspondentie is dat omdat de inhoud is gericht op huidige klanten, de inhoud mogelijk meer verkoopgeoriënteerd is. Geregistreerde opdrachtgevers moeten echter onthouden dat correspondentie nog steeds onderhevig is aan de supervisie- en beoordelingsvereisten van NASD Regel 3010 (d) en dat correspondentie vereist dat een geregistreerde opdrachtgever een beoordeling uitvoert wanneer de verspreiding ervan de 25/30 beperkingen overschrijdt (25 klanten binnen een 30-kalender-periode). dagperiode) en / of wanneer de inhoud een financieel of beleggingsaanbeveling doet of anderszins een product of dienst van het lid promoot.

Wat is verkoopliteratuur?
De definitie van verkoopliteratuur is breed, wat kan verklaren waarom sommige geregistreerde vertegenwoordigers ten onrechte sommige elementen van verkoopliteratuur in correspondentie met klanten opnemen. De NASD definieert verkoopliteratuur als: "Elke geschreven of elektronische communicatie, (anders dan een, onafhankelijk voorbereide herdruk, institutioneel verkoopmateriaal en correspondentie), die algemeen wordt verspreid of algemeen beschikbaar wordt gesteld aan klanten of het publiek, inclusief circulaires, onderzoeksrapporten, marktbrieven, prestatierapporten of samenvattingen, standaardbrieven, telemarketingscripts, seminarieteksten, herdrukken (die niet op onafhankelijke wijze zijn herdrukken) of fragmenten van enige andere, verkoopliteratuur of gepubliceerd artikel, en persberichten betreffende de producten of diensten van een lid "(< NASD Regel 2210 ). Correspondentie wordt verkoopliteratuur

De financiële dienstverlening is berucht vanwege het maximaliseren van elke mogelijkheid om zijn assortiment producten en diensten aan klanten te promoten. Cross-selling houdt meestal misleidende onervaren geregistreerde vertegenwoordigers in om andere "kansen" met hun klanten te bespreken op alle contactpunten, die (helaas) ook correspondentie bevatten.
Als u een beter idee wilt krijgen van de manier waarop de fout optreedt, bekijk dan de volgende nepcorrespondentie:

ABC Investments

123 Anywhere Street Anytown, USA 71264 Ellen Smith 256 Clearwater Street Fairfax, Virginia23599 Geachte mevrouw Smith: Het doel van deze brief is om uw uitwisseling van ABC Blue Chip Fund te bevestigen aan ABC Large Cap Growth Fund. Volgens de IRS vormt deze beurs de verkoop van effecten. We raden u aan om met uw belastingadviseur en juridisch adviseur te bespreken hoe deze uitwisseling uw situatie kan beïnvloeden. De meest recente versie van het ABC Large Cap Growth Fund-prospectus is ook bijgevoegd voor uw beoordeling. Als u vragen hebt over deze transactie of over andere kwesties met betrekking tot ABC Investments, neemt u dan contact op met onze Klantenservicelijn op 877-555-2300, van maandag tot en met vrijdag, tussen 8:00 en 17:00 uur CST. Bedankt, mevrouw Smith, omdat u deel uitmaakt van de familie ABC Investments. Met vriendelijke groeten, Bob Wilson President, ABC Investments ABC Investments Lid SIPC Afbeelding 1: deze mededeling illustreert de juiste manier om correspondentie te creëren.

ABC Investments

123 Anywhere Street Anytown, Verenigde Staten 71264 Ellen Smith 256 Clearwater Street Fairfax, Virginia23599 Geachte mevrouw Smith: Het doel van deze brief is om uw uitwisseling van ABC Blue Chip Fund te bevestigen aan ABC Large Cap Growth Fund. Volgens de IRS vormt deze beurs de verkoop van effecten. ABC Investments wil u er echter van op de hoogte stellen dat we verschillende fiscaal aantrekkelijke producten hebben die de impact van belastingheffing tijdens fondsuitwisselingen binnen de ABC Investments Family of Funds kunnen verminderen. We raden u aan om met uw belastingadviseur en juridisch adviseur te praten over hoe deze uitwisseling van invloed kan zijn op uw situatie. De meest recente versie van het ABC Large Cap Growth Fund-prospectus is ook bijgevoegd voor uw beoordeling. Als u vragen hebt over deze transactie of andere kwesties met betrekking tot ABC-beleggingen - , inclusief welke voordelige producten geschikt zijn om uw beleggingsdoelen en -doelen te behalen - neem dan contact op met onze klantenservice via 877- 555-2300, van maandag tot en met vrijdag, tussen de uren van 8: 00-17: 00 uur CST. Bedankt, mevrouw Smith, omdat u deel uitmaakt van de familie ABC Investments. Met vriendelijke groeten, Bob Wilson President, ABC Investments ABC Investments Member SIPC Figuur 2: Deze mededeling illustreert de meest voorkomende manier waarop geregistreerde vertegenwoordigers de regels van correspondentie schenden en de regel naar de verkoop overschrijden literatuur.De cursieve gedeelten benadrukken de grenzen die worden overschreden.

De rol van geregistreerde hoofdrolspelers

Als geregistreerde principaal moet u de mentaliteits- en opleidingsbehoeften van de geregistreerde vertegenwoordigers die u begeleidt, begrijpen. In veel gevallen beoordeelt het kritieke punt van detectie - het punt waarop een geregistreerde opdrachtgever moet bepalen of een bepaald stuk communicatie de lijn overschrijdt van correspondentie naar verkoopliteratuur - de intentie van de auteur en het doel van de communicatie. Vraag uzelf ook af of de communicatie is geïnitieerd door de klant of het resultaat is van een recente aanvraag of transactie.
Als een klant bijvoorbeeld een transactie of ruil doet, is dit meestal het gevolg van een triggergebeurtenis, zoals het omrollen van pensioenplanactiva, het verhogen van investeringsbedragen of het diversifiëren van toewijzingen. Omdat algemene bekendheid bij geregistreerde vertegenwoordigers die gebeurtenissen triggeren een zeer duidelijke kans op promoties oplevert, is het waarschijnlijker dat communicatie die het gevolg is van een klanttransactie, wordt gezien als een spreekwoordelijke kansmogelijkheid in plaats van een standaardtransactie die een vorm rechtvaardigt antwoord op brief.

Conclusie

Moeten geregistreerde vertegenwoordigers worden belast met het sluiten van dit venster? Nee. De groei van de financiële dienstverlening hangt af van het vermogen van geregistreerde vertegenwoordigers om de waarde van hun service en advies aan klanten te vergroten, voornamelijk door de bewezen praktijk van cross-selling. Dus in plaats van de kans te dichten, moeten geregistreerde opdrachtgevers mogelijk worden beschuldigd van:
Overtuigende geregistreerde vertegenwoordigers dat de "waarde" van correspondentie

1. is, niet de cross-selling het meest aantrekkelijke platform om het bedrijf te promoten is door verkoopliteratuur, niet door correspondentie.
2. Lees voor meer informatie over correspondentie- en verkoopliteratuur de volgende

NASD-mededelingen aan leden: 06-48 SEC gaat akkoord met wijzigingen in NASD-regels 2210 en 2211 om openbaarmaking van vergoedingen en kosten in onderlinge fondsprestaties te vereisen Verkoopmateriaal; Ingangsdatum: 1 april 2007

• 04-36 SEC gaat akkoord met NASD Voorgestelde regel 9550-serie over versnelde procedures
• 00-22 SEC keurt nieuw vrijwillig proefschrift voor een enkele scheidsrechter goed voor een periode van twee jaar
• 00-15 SEC Keurt regelwijziging met betrekking tot archiveringsvereisten voor onafhankelijk voorbereide onderzoeksrapporten goed
• 99-16 SEC gaat akkoord met wijzigingen in regels met betrekking tot lidmaatschap en registratie; Onderzoek en sancties; Gedragscode en gedragscode
• 98-83 SEC stemt in met wijziging van regels met betrekking tot normen voor individuele correspondentie
• Zie voor meer loopbaangerelateerde artikelen het archief Financiële carrières.