Wanneer u een huishoudelijke medewerker inhuurt met wie u in een jaar een salaris van $ 1, 900 of meer betaalt, komt u in een doolhof van overheidsformulieren en belastingregels die u moet volgen om te voorkomen dat u in de problemen komt met de Internal Revenue Service (IRS) - en mogelijk Amerikaanse immigratie- en douaneafhandeling, als u iemand in dienst heeft die niet legaal in de VS mag werken

Gelukkig zijn de lonen aan uw echtgenoot en eventuele kinderen jonger dan 21 jaar betaald zijn uitgesloten. Dit geldt ook voor gelden die worden betaald aan een werknemer jonger dan 18 jaar, op voorwaarde dat de huishoudelijke arbeid niet het voornaamste beroep van die persoon is. Dat zou bijvoorbeeld een 17-jarige student uitsluiten die uren als oppas zet.

Sommige mensen proberen deze wetten en regels te omzeilen door te beweren dat een huishoudelijke medewerker een onafhankelijke aannemer is in plaats van een werknemer, maar er zijn enkele rigide tests die moeten worden doorlopen om die claim te kwalificeren. Eén belangrijke IRS-test die gewoonlijk eindigt in de vaststelling dat een huishoudelijke medewerker een werknemer is: "Als u het recht hebt om niet alleen te controleren of te sturen wat moet worden gedaan, maar ook hoe het moet worden gedaan , dan zijn uw werknemers waarschijnlijk werknemers. “

Als u werknemers misclassificeert als onafhankelijke contractanten om te voorkomen dat u belasting betaalt, kan dit resulteren in een enorme belastingfactuur en zelfs boetes voor het niet betalen van loonbelasting en het niet indienen van de juiste formulieren. In feite is de enige manier om het vereiste papierwerk en belastingrekeningen te vermijden, het inhuren van werknemers via een bureau dat al dit werk voor u doet. Geen agentschap gebruiken? Volg de stappen hier.

Formulieren om in te vullen en te archiveren voordat u gaat huren

Voordat u iemand daadwerkelijk in dienst neemt, moet u het formulier I-9, Formaliteiten voor geschiktheid van de werkgelegenheid invullen. Dit formulier bevat gedeelten voor u en uw potentiële werknemer. Als u allebei het formulier hebt ingevuld, dient u het in een bestand bij te houden met andere huurdocumenten voor het geval er ooit een vraag is over het wettelijke recht van uw werknemer om in de VS te werken (dit formulier hoeft niet te worden ingediend bij de overheid. )

Vervolgens moet u contact opnemen met uw nationale uitzendbureau om te zien of er formulieren zijn die moeten worden gearchiveerd op het moment dat u iemand inhuurt. U moet ook weten wat, indien van toepassing, staatstaksen moeten worden betaald. Een geweldige plek om uw onderzoek naar staatsregels en -voorschriften te starten, is loonheffingen. com.

Controleer of potentiële werknemers hun burgerservicenummer hebben. Als dat niet het geval is, moeten ze er een aanschaffen bij de Social Security Administration (SSA) voordat ze voor u gaan werken. Als zij u vertellen dat hun socialezekerheidskaart verloren is gegaan, moet u hen vragen om een ​​vervanging aan te vragen bij de SSA. Je wilt niet het risico lopen in de problemen te komen door een werknemer aan te nemen die niet in aanmerking komt voor een baan in de Verenigde Staten.S.

U moet ook een Employer Identification Number (EIN) aanvragen bij de IRS. Er zijn geen kosten verbonden aan deze service, die online, per fax of per post beschikbaar is.

Belastingen die u moet achterhouden

Wanneer u uw werknemer betaalt, moet u de werkgeversbijdrage aan sociale zekerheid en Medicare-belastingen van zijn of haar salaris onthouden (tenzij u besluit de bijdragen van zowel de werknemer als de werkgever aan deze belastingen te betalen) , in welk geval u niets van het salaris zou onthouden). De overheid vereist 15. 3% van het contante loon - 2. 9% voor Medicare en 12. 4% voor de sociale zekerheid. De helft hiervan is het werknemersaandeel, de andere helft is het werkgeversaandeel. Dus, als u deze belastingen niet in het salaris van uw werknemer houdt, moet u 1. 45% aftrekken voor Medicare en 6% voor sociale zekerheid.

U hoeft de federale inkomstenbelasting niet in te houden voor het loon van een werknemer, tenzij hij of zij u vraagt ​​dit te doen. Maar u moet contact opnemen met uw staatskantoor om te weten te komen of er inkomstenbelasting moet worden ingehouden.

Een andere belasting die u mogelijk moet betalen, is de federale werkloosheidsbelasting (FUTA). U wordt aansprakelijk voor deze belasting als u meer dan $ 1, 000 per kwartaal aan huishoudelijke werknemers betaalt. De FUTA is 6% van de FUTA-lonen van uw werknemers tot de eerste $ 7, 000 verdiend. U kunt mogelijk de federale belasting verlagen als uw staat vereist dat u de staatswetbelasting betaalt. In feite kun je een credit krijgen tot 5. 4%, afhankelijk van de werkloosheidsregels van je staat.

Records die u moet bewaren

Terwijl u uw medewerker (s) betaalt, moet u gedetailleerde gegevens bijhouden. U moet een schriftelijk bewijs hebben van:

• Het contante en niet-contante loon van elke werknemer.

• De belastingen waarmee u akkoord gaat om namens uw werknemer te betalen, zoals het werknemersgedeelte van de socialezekerheidsbelasting of Medicare-belasting.

• Alle belastingen die u inhoudt voor de werknemer.

• Alle belastingen die u als werkgever betaalt, zoals werkloosheidsbelastingen.

• Een overzicht van het sofinummer van elke werknemer.

Formulieren die u aan het einde van het belastingjaar invult

Zolang u nauwkeurige gegevens bijhoudt, moet het vrij eenvoudig zijn om de belastingformulieren aan het einde van het jaar in te dienen. Per 31 januari van het volgende jaar (of de eerste werkdag na 31 januari), moet u uw werknemers een ingevulde W-2, loon- en belastingafrekening overleggen, waaruit blijkt hoeveel ze in het voorgaande jaar hebben verdiend en hoeveel is ingehouden voor belastingdoeleinden. Tegen het einde van februari moet u een kopie van deze W-2 naar de Social Security Administration sturen. Over het algemeen is het een goed idee om het in te dienen op hetzelfde moment dat u het aan uw werknemer geeft om te voorkomen dat u het later vergeet.

Wanneer u uw persoonlijke inkomstenbelastingen voor het jaar indient, moet u Schema H, Huishoudelijke belasting op arbeid opnemen om de gezinsbelastingen te rapporteren waarvoor u bent verplicht. Als de aan de werknemer gerelateerde belastingen aanzienlijk zullen bijdragen aan de belastingen die u verschuldigd bent, moet u betalingen naar die belastingen opnemen in driemaandelijkse geschatte belastingbetalingen.

Geschatte belastingbetalingen zijn verschuldigd op de 15e van de maand in april, juni en september tijdens het belastingjaar en op 15 januari van het volgende jaar.Als de vervaldatum op een niet-werkdag valt, zijn de geschatte belastingen verschuldigd op de volgende werkdag. Als u de geschatte belasting niet betaalt, kunt u uiteindelijk rente en boetes betalen, afhankelijk van hoeveel u nog verschuldigd bent aan belastingen. Over het algemeen moet u ten minste 90% van de belastingen betalen die u verschuldigd bent tegen 15 januari van het volgende jaar. Je kunt niet wachten totdat je je belasting vóór 15 april hebt ingediend om betalingen tot 90% te doen, maar je kunt boetes en rente vermijden als je die laatste 10% op 15 april betaalt.

The Bottom Line

When u neemt huishoudelijke werknemers in dienst, er is veel papierwerk van de overheid om in te vullen en er zijn talloze regels te volgen. Maak een checklist met alle stappen en datums voor belastingaangiften en houd georganiseerde records bij. Zorg ervoor dat u weet wat er van u wordt verwacht, zodat u problemen met de IRS of andere overheidsinstanties kunt voorkomen.

Zie Parapluverzekeringen en huishoudhulp en Hoe Umbrella Insurance werkt om meer te weten te komen over de toegevoegde verzekeringsdekking die u mogelijk nodig hebt wanneer u huishoudelijke werknemers inhuurt.