Misschien bezit u een klein bedrijf, verkoopt u iets persoonlijks en wilt u formele koopvoorwaarden verstrekken, of heeft uw baas u gevraagd om onderzoek te doen en een passende factuur voor uw bedrijf of organisatie te maken.

Het goede nieuws is dat er voldoende manieren zijn om een ​​factuur te ontwerpen of een kant-en-klare sjabloon te downloaden die weinig of geen wijzigingen vereist.

Wat moet ik opnemen?

AD:

Vaak is een factuur meer dan een betalingsverzoek dat uiteindelijk als betaald kan worden aangemerkt. Het is een document dat betalingsvoorwaarden en andere geformaliseerde overeenkomsten bevat. Klinkt als een contract? Dat is het en daarom moet u de juiste informatie opnemen.

1. Informatie over de koper. Iemand heeft u waarschijnlijk een factuur gegeven die niets meer heeft dan uw naam in het kopersgedeelte. Voor kleine aankopen is dat prima, maar voor grotere transacties is dat niet genoeg. Vermeld als verkoper alle relevante identificatiegegevens, waaronder de naam van de koper of klant, het adres, telefoonnummer, e-mailadres, belastingnummer, accountnummer en eventuele andere benodigde interne ID's.

AD:

Dit identificeert niet alleen de persoon voor wettelijke doeleinden, maar als het bedrijf een groot aantal klanten heeft, maakt dit boekhouden sneller en nauwkeuriger.

2. Beschrijving van het product of de service . Wees zo specifiek als nodig is, zodat er later geen verwarring meer zal zijn.

3. De hoeveelheid. Niet alleen het totale verschuldigde bedrag, maar een gespecificeerde lijst van alle kosten, inclusief hoeveelheid en eenheidskosten als u meer dan één eenheid van het artikel verkoopt. Itemisatie vermindert telefoontjes en e-mails met betrekking tot de factuur.

AD:

4. Twee datums: wanneer de factuur is aangemaakt en de vervaldatum. De aanmaakdatum helpt uw ​​boekhoudafdeling om de transactie toe te wijzen aan de juiste maand. Met de vervaldatum kunt u een boete wegens te late betaling afdwingen als er een is ingeschreven in het contract.

5. Betalingsinformatie. Hoe moet de persoon u betalen? Wat is je voorkeursmethode? Als ze naast een cheque met een creditcard of andere betaalmethode betalen, kunnen ze dan naar uw website gaan? Geef de koper opties, maar maak het betaalproces eenvoudig, snel en probleemloos.

6. Bedrijfsspecifieke informatie. Als u zich in de dienstverlenende sector bevindt, bijvoorbeeld een consultant, kunt u het aantal uren dat aan een project wordt besteed, opnemen. Voeg alle informatie toe die anderen in uw branche normaal gesproken zouden bevatten.

7. Uw bedrijfsnaam, contactgegevens en logo. Alleen omdat het een factuur is, wil dat nog niet zeggen dat u niet kunt adverteren. U weet niet hoeveel mensen die de factuur verwerken, mogelijk geïnteresseerd zijn in wat u doet. Vermeld uw bedrijfslogo boven uw contactgegevens. Sommige bedrijven bevatten een notitie onderaan een factuur waarin melding wordt gemaakt van aankomende verkopen of evenementen.

8. Een factuurnummer. Hiermee kunnen u en de koper deze specifieke factuur bijhouden.

Markeer de belangrijke punten

Veteraanontwerpers weten de lezer in de gaten te houden voor belangrijke informatie. Op een factuur zijn de drie belangrijkste delen uw bedrijfsnaam en contactgegevens, de vervaldatum en het bedrag. De andere informatie is belangrijk, maar als u een persoon met een debiteur laat zien die dagelijks vele facturen verwerkt, kan de belangrijkste informatie ervoor zorgen dat uw factuur sneller wordt betaald. Als ze het naar iemand anders moeten sturen voor opheldering, ga je langer wachten op betaling.

Sjablonen zoeken

Een snelle Google-zoekopdracht biedt veel opties. Programma's zoals Microsoft Office hebben een aanpasbare sjabloon ingebouwd in hun software en u kunt websites met sjablonen vinden die u kunt downloaden en openen in Office.

Cashboard - Cashboard biedt een downloadbare sjabloon die u kunt openen in Microsoft Word. De sjablonen zijn eenvoudig maar aanpasbaar.

Invoiceberry - Sjablonen voor Office, Open Office en Excel

Microsoft - Als u niet tevreden bent met de sjabloon die bij Microsoft Office wordt geleverd, gaat u naar de sjabloongalerij van Microsoft voor meer opties.

Naast Google Office heeft Google Documenten sjablonen waaruit u kunt kiezen in de sjabloongalerij en Apple heeft opties voor productiviteits-apps.

Met sommige websites kunt u facturen rechtstreeks vanaf hun site maken, afdrukken, opslaan en verzenden. U hoeft geen ander programma te hebben dan een webbrowser.

Paydirt -Paydirt is een online facturatieplatform. Hoewel het een betaalde service is, staat het bedrijf toe om kosteloos een eenvoudige factuur te maken.

Gefactureerd - Met gefactureerd kunt u facturen maken en opslaan zonder een account te maken. Door de lokale cache van uw internetbrowser te gebruiken, kunt u oude facturen bewerken. (Als u de geschiedenis van uw browser wist, gaan alle facturen verloren. Wees voorzichtig.)

Andere factureringsopties

PayPal heeft een robuuste facturatie-engine ingebouwd in haar platform en boekhoudapps zoals QuickBooks maken facturering binnen hun platform mogelijk . Met behulp van boekhoudsoftware kan de factuur worden gekoppeld aan het account van de klant.

De bottom line

Weet je nog de dagen dat bedrijven een ontvangstbewijs hadden? Die dagen zijn voorbij. Tegenwoordig is facturering veel eenvoudiger met behulp van sjablonen, apps en boekhoudsoftware die niet alleen facturen verwerken, maar ook rapporten organiseren en genereren waarmee u onbetaalde facturen kunt opvolgen.

Sommige vooraf ontworpen sjablonen voor facturen bevatten mogelijk niet alle hierboven genoemde items; Zorg ervoor dat u er een uitkiest die heeft wat u nodig heeft voor uw bedrijf of dienst. Zie Een kleine onderneming starten: records bijhouden voor meer informatie.