Als u als freelancer of onafhankelijke aannemer werkt, moeten de meeste van uw klanten u vragen om het IRS-formulier W-9 en een verzoek om identificatiecode en identificatie van belastingbetalers in te vullen. Met dit formulier kunnen bedrijven belangrijke informatie van hun leveranciers opvragen om informatieresultaten voor de IRS voor te bereiden. Bedrijven moeten informatieretoursen indienen via formulier 1099-MISC wanneer ze een freelancer of onafhankelijke contractant een totaal van $ 600 of meer betalen gedurende het jaar (zie Het doel van 1099-formulieren).

Uw klanten zullen de informatie op uw W-9 gebruiken om uw naam, bedrijfsnaam, adres en belastingbetaleridentificatienummer (TIN) op de 1099-MISC die zij over u hebben, op te geven. Zij sturen één exemplaar van 1099-MISC naar de IRS en een ander exemplaar naar u eind januari, na het einde van het belastingjaar.

Andere omstandigheden waarvoor u mogelijk gevraagd zou worden om een ​​W-9 in te vullen zijn:

• Bepaalde vastgoedtransacties
• Hypotheekrente betaald
• Overname of stopzetting van beveiligd pand
• Annulering van schuld > Bijdragen aan een individuele pensioenregeling (IRA)

Lees het doel van het W-9-formulier voor meer informatie over het gebruik van het W-9-formulier en wanneer u zich zou moeten afvragen er één te moeten ondertekenen.

Stapsgewijze instructies

Formulier W-9 is een van de gemakkelijkste IRS-formulieren die u moet invullen, maar als belastingformulieren u nerveus maken, hoeft u zich geen zorgen te maken. We zullen je op de juiste manier helpen om het te voltooien.

Stap 1:

Voer uw naam in zoals deze wordt weergegeven in uw belastingaangifte. Makkelijk, toch?

Stap 2:

Voer uw bedrijfsnaam of de naam 'niet-overgenomen entiteit' in als deze afwijkt van de bovenstaande naam. U kunt bijvoorbeeld een eenmanszaak zijn, maar voor marketingdoeleinden gebruikt u uw persoonlijke naam niet als uw bedrijfsnaam; in plaats daarvan ben je "zaken doen als" een andere naam. U zou die naam hier invoeren. Wat betreft het genegeerd deel van de entiteit, als je niet weet wat het is, ben je waarschijnlijk niet één. Het meest voorkomende type van verwaarloosde entiteit is een eenpersoonsvennootschap met beperkte aansprakelijkheid, en eenmanszaken en S-vennootschappen worden nooit geclassificeerd als niet-gerespecteerde entiteiten. Stap 3:

Welk type bedrijfsentiteit bent u voor federale belastingclassificatie: eenmanszaak, partnerschap, C-bedrijf, S-bedrijf, trust / vermogen, naamloze vennootschap of "andere"? Vink het juiste vakje aan. Als je het niet zeker weet, ben je waarschijnlijk een eenmanszaak, omdat je veel papierwerk had moeten indienen om een ​​van de andere entiteiten te worden. Stap 4:

Vrijstellingen. De kans is groot dat je deze vakken leeg laat. Hier zijn een paar uitzonderingen: 1. Payees die zijn vrijgesteld van back-up-inhouding, zoals bedrijven (in de meeste gevallen), moeten mogelijk een code invoeren in het vakje 'Onterecht betaalde betalingscode'. Formulier W-9 instructies lijst de vrijgestelde begunstigden en hun codes, en voor welke soorten betalingen deze codes moeten worden gebruikt.Bedrijven die een W-9 invullen voor de ontvangst van rente- of dividendbetalingen, zouden bijvoorbeeld code "5 invoeren. “

2. Incassanten die zijn vrijgesteld van rapportage op grond van de Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) moeten mogelijk een code invoeren in het vak "Vrijstelling van FATCA-rapportcode". Geen van deze vakken is van toepassing op de typische onafhankelijke aannemer of freelancer.

Stap 5:

Geef uw straatadres, stad, staat en postcode op. Wat als uw huisadres anders is dan uw bedrijfsadres? Welk adres moet u opgeven op formulier W-9? Gebruik het adres dat u op uw aangifte zult gebruiken. Als u bijvoorbeeld een eenmanszaak bent die kantoorruimte huurt, maar u uw belastingaangifte indient met uw thuisadres, voert u uw thuisadres in op formulier W-9, zodat de IRS geen problemen zal hebben om uw 1099's aan uw 1040-formulier aan te passen . Stap 6:

In deze optionele stap kunt u de naam en het adres van de aanvrager opgeven. U kunt dit vakje invullen om bij te houden wie u uw belastingidentificatienummer hebt verstrekt. Stap 7:

De IRS noemt dit gedeelte Deel I, waardoor u zich moet afvragen wat al die stappen u zojuist voltooide. Hier moet u het btw-identificatienummer van uw bedrijf opgeven. Dit is uw individuele sofinummer (SSN) als u een eenmanszaak bent, of uw werkgever-identificatienummer (EIN) als u een ander type bedrijf bent. Sommige eenmanszaken hebben ook EIN's, maar de IRS geeft er de voorkeur aan dat eenmanszaken hun SSN's gebruiken op formulier W-9. Nogmaals, hierdoor wordt het gemakkelijker om 1099's die u ontvangt te matchen met uw belastingaangifte, die u onder uw SSN zult indienen. Wat als uw bedrijf nieuw is en geen EIN heeft? U kunt nog steeds formulier W-9 invullen. De IRS zegt dat u uw nummer moet aanvragen en "aangevraagd" moet schrijven in de ruimte voor het FIN. U wilt dit nummer zo snel mogelijk krijgen, want totdat u dit doet, bent u onderworpen aan back-up-inhouding. Om online een EIN aan te vragen, bezoekt u hier de IRS-site. Zie de instructies voor stap 8, Deel II hieronder voor meer informatie over het achterhouden van back-ups.

Stap 8:

In deel II moet u zweren dat u geen leugenaar bent die liegt voordat u formulier W-9 kunt ondertekenen. Opzettelijk op een belastingformulier liggen, zou kunnen betekenen dat je een boete moet betalen of naar de gevangenis moet gaan; de IRS rommelt niet rond. Voordat u formulier W-9 ondertekent, moeten de verklaringen die u moet bevestigen waar zijn, op straffe van meineed: 1. Het nummer op dit formulier is mijn juiste identificatienummer voor belastingbetalers (of ik wacht op een nummer dat aan mij wordt verstrekt).

Als u erover denkt om een ​​'geleend', gestolen of geconfectioneerd btw-nummer te gebruiken, denkt u misschien twee keer na voordat u onder ede gaat liegen.

2. Ik ben niet onderworpen aan back-up-inhouding omdat: (a) ik ben vrijgesteld van back-up-inhouding, of (b) ik niet ben verwittigd door de Internal Revenue Service (IRS) dat ik ben onderworpen aan back-up-inhouding als gevolg van het nalaten alle rente of dividenden te rapporteren, of (c) de IRS heeft me meegedeeld dat ik niet langer onderworpen ben aan back-up-inhouding.

De meeste belastingbetalers zijn vrijgesteld van back-up-inhouding. Als je geen idee hebt waar de IRS het over heeft, ben je waarschijnlijk vrijgesteld. Als u niet bent vrijgesteld, heeft de IRS u hiervan op de hoogte gebracht en moet het bedrijf dat u betaalt weten dat het inkomstenbelasting van uw loon moet inhouden tegen een vast tarief van 28% en het naar de IRS moet sturen. (Overigens weet je nu nog een andere goede reden om je belastingaangifte niet te bedriegen: misschien moet je het aan een toekomstige klant vertellen, en dat kan het bedrijf wel eens aan je hoofd laten denken.) Item (c) zegt in feite dat als je eenmaal onderhevig aan back-up inhouding maar niet meer, hoeft niemand het te weten. Het is in principe hetzelfde als item (a). Klik hier om de details van de IRS te lezen over het achterhouden van back-ups.

3. Ik ben een Amerikaanse burger of een andere Amerikaanse persoon.

Als je een buitenaards wezen bent, ben je vrij. De IRS beschouwt ook het volgende als een "U. S. persoon ": een partnerschap, bedrijf, bedrijf of vereniging opgericht of georganiseerd in de Verenigde Staten of onder de wetten van de Verenigde Staten; een binnenlands landgoed; en een binnenlands vertrouwen. Als uw bedrijf een partnerschap is met een buitenlandse partner, gelden er speciale regels; lees erover in de instructies om W-9 te vormen. Als u geen Amerikaans staatsburger bent, moet u mogelijk in plaats daarvan formulier W-8 invullen of 8233 invullen.

4. De FATCA-code (s) die op dit formulier zijn ingevuld (indien van toepassing) geven aan dat ik ben vrijgesteld van FATCA-rapportage is correct.

U hoeft zich hier waarschijnlijk geen zorgen over te maken, dit heeft te maken met de Foreign Account Tax Compliance Act.

Nog een paar dingen voordat u zich aanmeldt

Het formulier geeft aan dat u punt 2 hierboven moet doorhalen als u door de IRS op de hoogte bent gesteld dat u momenteel een back-up houdt omdat u niet alle rente en dividenden op uw belastingaangifte.

U kunt item 2 doorhalen als u een W-9 invult in verband met een onroerendgoedtransactie. Item 2 is in dit geval niet van toepassing, dus maakt het niet uit of u bent onderworpen aan back-up-inhouding.

Als u de kleine lettertjes in de W-9-instructies zorgvuldig leest, lijkt dit erop te wijzen dat de meeste mensen dit formulier helemaal niet hoeven te ondertekenen. U bent over het algemeen alleen verplicht om het te ondertekenen als de IRS u heeft laten weten dat u eerder een onjuist TIN heeft opgegeven. Technische details echter, de persoon die u heeft gevraagd om de W-9 in te vullen, zal het waarschijnlijk als onvolledig of ongeldig beschouwen als u het niet hebt ondertekend en veel succes heeft met het overtuigen van anderen.

Het formulier retourneren

Stuur uw voltooide W-9 terug naar het bedrijf dat u heeft gevraagd het in te vullen. In het ideale geval geeft u het persoonlijk af om uw blootstelling aan identiteitsdiefstal te beperken, maar deze methode is vaak niet praktisch. Mail wordt als relatief veilig beschouwd. Als u het formulier per e-mail moet verzenden, moet u zowel het document als uw e-mailbericht coderen en drie keer controleren of u het juiste e-mailadres van de ontvanger hebt voordat u uw bericht verzendt.

De onderste regel

Door juiste informatie over uw W-9 te verstrekken, weet u zeker dat de betalingen die u ontvangt of andere transacties waarvoor dit formulier nodig is, naar behoren aan de IRS worden gerapporteerd.Als u niet zeker bent van sommige items, zoals de juiste indeling van uw bedrijf, neemt u contact op met uw accountant of een andere financieel adviseur.