Er zijn veel goede redenen om een ​​uitgebreid handboek voor werknemers op te stellen. Ten eerste is er het juridische aspect, waar het bepaalde bescherming biedt voor het geval er iets misgaat. Ten tweede is het een gemakkelijke manier om na te gaan of bepaalde arbeidswetgeving en -voorschriften worden nageleefd. Ten slotte helpt het werknemers om correct gedrag te sturen en geeft het hen een referentiekader wanneer u niet aanwezig bent.

1. Juridische bescherming

Het meest voor de hand liggend is het juridische aspect, waar duidelijke richtlijnen kunnen helpen uw bedrijf te beschermen tegen rechtszaken als een werknemer in strijd handelt met instructies. Door een gedetailleerde lijst te verstrekken van dingen die werknemers niet zouden moeten doen, wordt het voor de rechtbank duidelijk dat de werknemer niet namens uw bedrijf handelde toen hij de regels uitdrukkelijk overtrof en schade aan de klant toebracht. Als de richtlijnen daarentegen vaag zijn - of erger nog, alleen verbaal - wordt het voor uw bedrijf veel moeilijker om zijn onschuld te bewijzen.

Als een werknemer zichzelf schade berokkent tijdens het werk, is het even belangrijk om te kunnen aantonen dat er een gedocumenteerde, veilige procedure is die de werknemer ervoor koos te negeren.

Het is ook belangrijk om een ​​goed gedrag tussen werknemers in niet mis te verstane bewoordingen duidelijk te maken, waardoor duidelijk wordt dat het bedrijf geen tolerantie heeft voor ongepast gedrag. Dit kan met name van belang zijn in het geval van intimidatieprocessen, wanneer de eiser je bedrijf in de war kan brengen door te beweren dat je niet genoeg hebt gedaan om het te ontmoedigen.

2. Naleving van arbeidswetten

Er zijn federale en staatswetten die vereisen dat bepaalde informatie schriftelijk aan uw werknemers wordt verstrekt. Niet-naleving kan leiden tot boetes, straffen en rechtszaken door werknemers die zichzelf als onrechtmatig ervaren.

Het werknemershandboek moet altijd het verlofbeleid van uw bedrijf bevatten, zoals medisch ziekteverlof. Afhankelijk van de omvang van uw bedrijf, zijn er mogelijk federale en staatswetten die bepaalde onbetaalde dagen vrijgeven voor ernstige ziekte, de zorg voor een ziek familielid of de geboorte van een kind. De federale wet is maximaal 12 weken in een willekeurige periode van 12 maanden, maar de staatswetten variëren.

De compensatie voor werknemers is een andere verplichte vermelding in het handboek. Hoewel er geen federale vereiste is om de comp-gegevens van werknemers in een handboek op te nemen, eisen veel staten dat werknemers deze informatie schriftelijk worden verstrekt. Evenzo is het verstrekken van schriftelijke informatie over het antidiscriminatiebeleid van uw bedrijf vaak verplicht.

Het is ook verstandig om de lokale en deelstaatwetgeving te controleren welke informatie u schriftelijk aan uw werknemers moet verstrekken met betrekking tot uitkeringen, militair verlof, de rechten van werknemers met een handicap, beleid inzake borstvoeding, beleid ten aanzien van slachtoffergeweld, en rechtszaken en jury plicht verlofbeleid.

3. Gedrag van medewerkers

Het handboek kan werken als een positieve manier om uw werknemers te sturen naar gewenst gedrag. Door de kernwaarden en prioriteiten van het bedrijf uit te leggen, hebben uw werknemers een kader voor het omgaan met onverwachte situaties en klanten. Zelfs in een klein bedrijf zijn er momenten waarop u niet beschikbaar bent om beslissingen ter plekke te nemen.

Het werknemershandboek moet uw werknemers ook helpen de structuur van het bedrijf te begrijpen, zoals de berekening van het loon voor overwerk, welke belastingen worden ingehouden, werkschema's, het beoordelingsproces van de prestaties en systemen voor het delen van winstdeling of winstdeling.

In de wereld van steeds meer bedrade netwerken is het ook verstandig om een ​​gedeelte over digitaal gedrag op te nemen. Dit kan alles omvatten, van e-mailetiquette en uniforme handtekeningen tot wachtwoordbeveiliging en uw beleid voor het gebruik van externe media zoals geheugensticks met bedrijfsapparatuur. Wees vooral voorzichtig als uw werknemers toegang hebben tot elk type klantgegevens om onjuiste omgang met persoonlijke informatie te voorkomen.

Inclusief problemen met betrekking tot mediarelaties. Een werknemer die in het nieuws wordt vermeld, wordt over het algemeen gezien als sprekend voor het bedrijf. Daarom zou het werknemershandboek duidelijke richtlijnen moeten geven in het geval van vragen over de media.